Note de transparence sur l’intelligence artificielle

1. L’assistant IA (HONEXPRES COPILOT)

L’assistant du site, également appelé HONEXPRES COPILOT, est un système d’intelligence artificielle, et non une personne. Cela est affiché dans la fenêtre de la conversation. Lorsque l’assistant n’est pas disponible, la fenêtre vous montre directement les canaux par lesquels vous pouvez joindre une personne.

L’assistant peut vous aider à :

• recevoir des réponses à des questions générales, formulées à partir des pages et des guides publiés sur le site, avec l’indication des sources ;
• trouver le service, l’article ou la page qui convient ;
• préparer la demande de devis : les données comprises à partir de vos messages sont marquées comme complétées automatiquement, vous les vérifiez et pouvez les modifier, et la demande ne part vers l’équipe qu’après que vous l’avez confirmée ;
• recevoir une suggestion indicative de type de véhicule, avec les hypothèses sur lesquelles elle repose ; le choix final est fait par l’équipe Honexpres ;
• savoir quels documents sont, en règle générale, nécessaires ;
• demander à être contacté par une personne.

2. Ce que l’assistant ne fait pas

• Il ne fixe pas et ne communique pas de prix. Le prix, vous le recevez de l’équipe, dans l’offre.
• Il ne confirme pas la disponibilité d’un véhicule et ne garantit pas de délais de livraison.
• Il ne déclare pas qu’un transport est légal ou sûr, ne décide pas de la classification ADR ou du classement tarifaire et ne fournit pas de conseil juridique.
• Il n’envoie rien en votre nom sans votre confirmation et ne reçoit pas de fichiers ; les documents se joignent dans le formulaire de demande.
• Il ne prend pas de décisions produisant des effets juridiques à votre égard. Ses réponses sont informatives, ne sont pas des offres et n’engagent pas Honexpres.

Les réponses de l’assistant passent par un filtre automatique de règles, qui peut remplacer une phrase par une note fixe. Comme tout système d’IA, l’assistant peut se tromper ; pour tout point important, demandez la confirmation de l’équipe.

3. Une personne, à tout moment

Vous pouvez quitter l’assistant à tout moment et demander à être contacté par l’équipe directement depuis la conversation. Vous joignez aussi une personne via la page Contact, par e-mail à contact@honexpres.ro, sur WhatsApp ou par téléphone, pendant les horaires de travail : du lundi au vendredi, 09:00–16:00. Les offres, les confirmations de commande et les réclamations sont toujours traitées par des personnes.

4. Vos données dans la conversation avec l’assistant

• La conversation est anonyme et n’est pas liée à un compte. Votre navigateur ne conserve, jusqu’à la fermeture de l’onglet, qu’un identifiant de la conversation, pas son texte.
• N’écrivez que les données nécessaires à la demande. Avant que votre message n’atteigne un fournisseur de modèles d’IA, le système remplace automatiquement les données personnelles qu’il reconnaît : adresses e-mail, numéros de téléphone, IBAN, numéros d’identification personnels, numéros de carte, noms que vous indiquez par des formules comme « je m’appelle… » ou dans une signature, adresses postales, codes fiscaux des entreprises et plaques d’immatriculation. Le masquage est automatique et ne garantit pas l’anonymisation : un nom écrit dans un autre contexte ou d’autres données personnelles peuvent rester dans le message.
• Pour obtenir une réponse, vos messages (masqués) sont envoyés à un fournisseur de modèles d’IA : Anthropic ou OpenAI, selon la configuration du service ; l’un peut remplacer l’autre s’il n’est pas disponible. Ne leur sont envoyés ni le formulaire ouvert, ni les coordonnées laissées pour être contacté, ni le texte de nos documents internes, ni des fichiers.
• La demande de devis préparée avec l’assistant n’est envoyée qu’après que vous avez coché que vous avez lu la politique de confidentialité et confirmé l’envoi. Les coordonnées laissées pour être contacté ne sont reçues qu’avec votre accord.
• Les conversations sont conservées chiffrées et sont supprimées automatiquement après 30 jours, si elles ne deviennent pas une demande de devis. Vous pouvez demander plus tôt une copie ou la suppression de la conversation, à contact@honexpres.ro.
• Nous pouvons utiliser des conversations dont les données personnelles ont été masquées pour améliorer les réponses de l’assistant, uniquement après qu’une personne de l’équipe les a vérifiées et approuvées.

Détails sur les fournisseurs, la conservation et les transferts : section 7 ci-dessous et politique de confidentialité.

5. « Remplir avec l’IA » : texte et documents

Sur la page de demande de devis, lorsque la fonction est activée, vous pouvez décrire le transport en quelques mots et/ou joindre des documents (par exemple la liste de colisage, la fiche technique d’une machine, une commande ou des photographies), et le formulaire remplit ses champs. Uniquement lorsque vous demandez le remplissage, votre texte et le contenu des documents joints sont envoyés, pour analyse, à un fournisseur de modèles d’IA, Anthropic, qui extrait les informations du transport : le trajet, la marchandise, les dimensions, les poids, les dates. OpenAI n’est pas utilisé pour cette fonction.

• Ce qui est envoyé : votre texte, le texte lu dans les documents PDF, DOCX et XLSX, les images et les PDF numérisés sous forme de fichier (les images sont réduites et retransmises sans métadonnées) et les informations déjà saisies dans le formulaire, sans les coordonnées.
• Masquage : dans le texte et dans le texte lu dans les documents, les adresses e-mail, les numéros de téléphone, les IBAN, les numéros d’identification personnels et les numéros de carte sont remplacés automatiquement, et le nom que vous indiquez par des formules comme « je m’appelle… » ou dans une signature est masqué. Les adresses de chargement et de déchargement et les noms des entreprises ne sont pas masqués, car le formulaire en a besoin. Les noms d’autres personnes figurant dans les documents et toute donnée présente dans les images ou les PDF numérisés ne peuvent pas être masqués. Merci de ne pas joindre de documents contenant des données personnelles non nécessaires au transport.
• Minimisation : le modèle a pour instruction de n’extraire que des informations sur le transport, il ne remplit pas les coordonnées et il ne reçoit pas vos coordonnées.
• Votre contrôle : les champs remplis sont signalés, vous les vérifiez et les corrigez avant l’envoi, et rien ne part vers l’équipe sans une action de votre part. Le nombre de remplissages par jour est limité et affiché. Le résultat du remplissage et les fichiers téléversés mais non joints à une demande envoyée sont conservés 48 heures au plus.

Le remplissage rapide à partir d’un texte, fondé sur des règles, n’utilise pas l’IA. Le calculateur de chargement et la recherche du site ne sont pas des systèmes d’IA : ce sont des calculs et des recherches ordinaires, qui s’exécutent dans votre navigateur.

6. Autres fonctions qui utilisent l’IA

• Traductions automatiques. Les versions en anglais, allemand, italien, hongrois et français des pages et des articles sont des traductions automatiques de l’original roumain, réalisées avec un système d’IA (Anthropic) et vérifiées par des contrôles automatiques (langue et exhaustivité, terminologie, nombres et codes, liens, structure). Ce sont des textes publics qui sont traduits, sans données de visiteurs. Les articles traduits sont signalés sur la page et renvoient à l’original. En cas de différence entre une traduction et l’original roumain, l’original roumain fait foi. Plus de détails dans la politique éditoriale.
• Recherche et préparation de contenu éditorial. Pour les nouveaux articles, nous utilisons un système d’IA (Anthropic) pour la recherche, la rédaction et la vérification des affirmations par rapport aux sources. Il reçoit des sources publiques et le texte de l’article, pas de données de visiteurs. Le résultat est vérifié et approuvé par l’équipe éditoriale avant publication.
• Conversation vocale avec l’assistant. Elle n’est disponible que lorsqu’elle a été activée sur le serveur. La reconnaissance vocale se fait soit sur nos serveurs, soit, lorsqu’un fournisseur externe est activé, par OpenAI, qui traite le son ; avant de la démarrer, une note d’information vous est présentée. Nous ne conservons pas les enregistrements audio.

7. Les fournisseurs de modèles d’IA et les transferts en dehors de l’EEE

Les fournisseurs de modèles d’IA utilisés sont Anthropic et OpenAI, selon les services activés sur le site :

• l’assistant IA (la conversation) : Anthropic et/ou OpenAI ;
• « Remplir avec l’IA » (texte et documents) : uniquement Anthropic ;
• traductions, recherche et préparation de contenu éditorial : uniquement Anthropic, sans données de visiteurs ;
• la conversation vocale, lorsqu’elle est activée avec un fournisseur externe : OpenAI.

Selon les conditions commerciales de ces fournisseurs, les données envoyées via leur interface de programmation ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles. Les fournisseurs peuvent les conserver pendant une durée limitée (en règle générale jusqu’à 30 jours) pour la sécurité et la prévention des abus ; nous n’avons pas convenu avec eux de la suppression immédiate des données (zero data retention).

Pour fournir des services numériques, certaines données personnelles peuvent être traitées par des prestataires situés en dehors de l’Espace économique européen ou être consultées depuis de telles juridictions. Lorsque cela est applicable, les transferts sont effectués sur la base d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, y compris le cadre de protection des données UE–États-Unis (EU–US Data Privacy Framework) pour les destinataires certifiés, ou sur la base des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, accompagnées, le cas échéant, de mesures de protection supplémentaires. Les données envoyées aux fournisseurs de modèles d’IA peuvent faire l’objet des transferts internationaux décrits dans la politique de confidentialité, section 5.

8. Articles et textes

Les articles du blog sont écrits en roumain. Les articles plus anciens, repris du site précédent, sont écrits par des personnes de l’équipe Honexpres. Les nouveaux articles éditoriaux peuvent être rédigés avec l’aide de l’intelligence artificielle et sont vérifiés et approuvés par l’équipe éditoriale avant publication ; ils portent sur la page la mention « Texte rédigé avec l’aide de l’IA et vérifié par l’équipe éditoriale. » Un texte généré automatiquement et non vérifié par une personne porte, en tête, une étiquette qui l’indique.

9. Images, voix et vidéos générées par IA

Si nous utilisons des images d’illustration générées ou modifiées de manière substantielle par IA, elles portent la mention « Illustration générée par IA ». Les contenus audio avec voix de synthèse sont marqués « Voix de synthèse (IA) », et les contenus vidéo générés par IA sont signalés de façon visible. Nous ne présentons pas comme réels des personnes, des voix ou des situations générées.

10. Comment nous utilisons l’IA dans notre activité

L’équipe Honexpres peut utiliser des outils d’IA comme aide dans le travail de bureau, par exemple pour ordonner les données d’une demande. Les offres, le choix du transporteur et toute décision qui vous concerne sont pris par des personnes.

11. Cadre légal et contact

Ces informations répondent aux exigences de transparence du règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle (article 50). Si vous avez des questions ou si vous pensez qu’une réponse de l’assistant ou une mention est erronée, écrivez-nous à contact@honexpres.ro ou utilisez la page Contact.