Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données

Le responsable du traitement est HONEXPRES SRL, dont le siège est situé à Oradea, Str. Alexandru Cazaban nr. 50, ap. 1, département de Bihor, Roumanie, code d’identification fiscale (CUI) RO30456239, registre du commerce J05/1140/2012 (ci-après « Honexpres » ou « nous »). Nous traitons les données conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD – GDPR), à la loi n° 190/2018 et à la loi n° 506/2004.

Pour toute question concernant vos données ou pour exercer vos droits, écrivez-nous à contact@honexpres.ro, avec la mention « Protection des données ». Honexpres n’a pas l’obligation légale de désigner un délégué à la protection des données et n’en a pas désigné. Les autres coordonnées figurent sur la page Contact.

2. Quelles données nous traitons

• Demandes de devis, messages de contact et demandes « nous vous rappelons » : vos nom, adresse e-mail, téléphone, entreprise, le code fiscal de l’entreprise et votre fonction, les données du transport (localités et adresses de chargement et de livraison, marchandises, dates), les documents que vous joignez et les messages échangés avec nous.
• Clients et commandes : les données des personnes de contact des clients, des destinataires et des personnes présentes sur les lieux de chargement et de déchargement, nécessaires à l’organisation et à l’exécution du transport, ainsi que les données figurant dans les documents de transport et dans les factures.
• Transporteurs et partenaires : les données des personnes de contact et, pour l’exécution du transport, les données du conducteur et du véhicule communiquées par le transporteur.
• Candidats : le CV et les autres données que vous nous envoyez par e-mail pour un poste ou une collaboration.
• E-mail, téléphone et WhatsApp : l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone à partir duquel vous nous contactez et le contenu des messages. Nous n’enregistrons pas les conversations téléphoniques. Lorsque vous nous écrivez sur WhatsApp, les messages transitent aussi par le service WhatsApp, qui a sa propre politique de confidentialité.
• Utilisation du site : journaux techniques et de sécurité (adresse IP, type de navigateur, pages consultées, erreurs) et, uniquement avec votre accord, données de statistiques de fréquentation, liées à un identifiant pseudonyme.
• L’assistant IA (HONEXPRES COPILOT) : les messages rédigés dans la conversation, les données de la demande préparée avec son aide et, si vous demandez à être contacté, les coordonnées que vous laissez. La conversation est anonyme et n’est pas liée à un compte. Merci de n’écrire que les données nécessaires à la demande.
• Remplissage de la demande avec l’IA (« Remplir avec l’IA ») : le texte que vous écrivez, les documents que vous joignez (PDF, DOCX, XLSX, images) et les informations déjà saisies dans le formulaire, sans les coordonnées. Le résultat du remplissage et les fichiers téléversés mais non joints à une demande envoyée sont conservés 48 heures au plus. Merci de ne pas joindre de documents contenant des données personnelles non nécessaires au transport.
• Suivi d’une demande ou d’un transport (Track & Trace) : la référence et l’adresse e-mail que vous saisissez, utilisées pour vous envoyer un lien sécurisé ou un code de vérification. Le suivi du transport n’est affiché que là où il est disponible.
• My HONEXPRES (le portail clients) : le portail est en préparation. Lorsqu’il sera disponible, nous traiterons les données du compte (nom, e-mail, entreprise que vous représentez) et nous compléterons la présente politique avant son ouverture.
• E-mails automatiques : votre adresse e-mail et le contenu du message, lorsque nous vous envoyons la confirmation de la demande, le lien ou le code de suivi ou d’autres messages liés à votre demande.

En règle générale, nous recevons les données directement de vous. Les données des personnes présentes sur les lieux de chargement et de déchargement nous sont communiquées par le client ou le partenaire qui commande le transport ; si vous nous transmettez les données d’une autre personne, merci de l’informer de la présente politique. Lors de la préparation d’un devis pour une entreprise, nous pouvons vérifier les données publiques de l’entreprise, à partir de son code fiscal, dans les registres publics (ANAF, VIES).

Nous ne demandons pas de données sensibles (par exemple des données de santé) et n’en avons pas besoin. Merci de ne pas en envoyer par les formulaires, par l’assistant IA ou dans les fichiers joints.

3. Pourquoi nous traitons les données et sur quelle base juridique

• Préparation du devis pour une personne physique : démarches effectuées à votre demande avant la conclusion d’un contrat (article 6, paragraphe 1, point b), du GDPR). Pour les salariés ou les représentants d’une entreprise qui demande le devis : l’intérêt légitime de Honexpres et de l’entreprise à répondre à la demande (article 6, paragraphe 1, point f), du GDPR).
• Organisation et exécution du transport : le contrat (point b)) ou l’intérêt légitime à exécuter le contrat conclu avec l’entreprise pour laquelle vous travaillez (point f)).
• Réponse aux messages, aux appels et aux demandes « nous vous rappelons » : démarches à votre demande (point b)) ou l’intérêt légitime à répondre à ceux qui nous contactent (point f)).
• Obligations légales (comptabilité, fiscalité, douane, archivage) : l’obligation légale (point c)).
• Sécurité du site (prévention des abus, des messages non sollicités et des attaques, y compris la vérification anti-robot des formulaires) : l’intérêt légitime (point f)).
• L’assistant IA : démarches à votre demande (point b)) ou l’intérêt légitime à répondre à vos questions (point f)) ; la demande préparée avec son aide ne part vers l’équipe qu’après que vous l’avez confirmée.
• Suivi de la demande ou du transport : démarches à votre demande ou exécution du contrat (point b)) et l’intérêt légitime à ne montrer le statut qu’à la personne qui y a droit (point f)).
• Statistiques de fréquentation : votre consentement (point a) du GDPR et loi n° 506/2004), que vous pouvez retirer à tout moment dans les paramètres des cookies.
• Messages commerciaux par e-mail : uniquement avec votre consentement, donné séparément, au moyen d’une case non cochée au préalable ; vous pouvez vous désabonner à tout moment.
• Recrutement : démarches avant la conclusion d’un contrat (point b)) ; conservation du CV pour de futurs postes, uniquement avec votre consentement (point a)).
• Défense de nos droits en cas de réclamation ou de litige : l’intérêt légitime (point f)).

Nous n’utilisons pas de case de consentement pour la demande de devis : nous vous répondons parce que vous nous l’avez demandé. Les données marquées comme nécessaires dans les formulaires sont celles sans lesquelles nous ne pouvons pas préparer le devis ou vous contacter.

4. À qui nous transmettons les données

• Aux partenaires qui exécutent le transport (transporteurs, compagnies maritimes, compagnies aériennes, opérateurs ferroviaires, agents, entrepôts, commissionnaires en douane) : uniquement les données nécessaires au transport, par exemple les adresses et les personnes de contact au chargement et au déchargement. Ces partenaires sont, en règle générale, des responsables du traitement indépendants.
• Aux autorités (l’autorité douanière, l’ANAF, d’autres autorités et les tribunaux), lorsque la loi l’exige.
• À nos conseils (comptabilité, avocats, auditeurs), tenus à des obligations de confidentialité, lorsque cela est nécessaire.
• Aux prestataires de services numériques énumérés ci-dessous.

HONEXPRES reste le responsable du traitement des données personnelles qu’il traite pour ses propres services. Les prestataires ci-dessous ne reçoivent les données que dans la mesure nécessaire au service qu’ils fournissent et agissent dans les rôles fixés par leurs contrats ou leurs conditions : en règle générale comme nos sous-traitants et, pour certains services, Google en son nom propre, selon les conditions de Google.

• Cyber_Folks – prestataire d’infrastructure et d’hébergement et prestataire des services de messagerie électronique de HONEXPRES, avec lequel HONEXPRES a un contrat direct. Il traite les e-mails envoyés et reçus via les adresses de HONEXPRES, y compris les e-mails automatiques envoyés par le site (adresses e-mail, contenu des messages et pièces jointes), pour le fonctionnement de la messagerie et pour la communication avec vous.
• Astimp IT Solution SRL – prestataire contractuel de l’infrastructure d’hébergement du site et des applications, avec lequel HONEXPRES a un contrat direct. Le site, les applications, l’interface de programmation (API), le système de gestion de contenu et les bases de données fonctionnent sur l’infrastructure qu’il met à disposition, et les fichiers téléversés par les utilisateurs sont conservés dans l’infrastructure d’hébergement contractée par HONEXPRES. Les données décrites à la section 2 sont donc stockées et traitées techniquement sur cette infrastructure, uniquement pour le fonctionnement de nos services.
• Anthropic et OpenAI – fournisseurs de modèles d’intelligence artificielle (IA). Les données envoyées et le fournisseur qui les reçoit dépendent de la fonction utilisée : vos messages à l’assistant IA, après le masquage automatique des données personnelles reconnues, vont à Anthropic et/ou à OpenAI (l’un peut remplacer l’autre) ; avec « Remplir avec l’IA », lorsque la fonction est activée et uniquement si vous demandez le remplissage, le texte que vous écrivez et le contenu des documents que vous joignez vont uniquement à Anthropic, pour en extraire les informations du transport ; la préparation des articles et les traductions utilisent uniquement Anthropic et ne reçoivent aucune donnée de visiteurs ; si une option vocale avec un fournisseur externe est activée, le son des messages prononcés est traité par OpenAI. Ni toutes les données ni tous les documents n’arrivent chez les deux fournisseurs. Selon les conditions commerciales de ces fournisseurs, les données envoyées via leur interface de programmation ne sont pas utilisées pour entraîner leurs modèles ; ils peuvent les conserver pendant une durée limitée (en règle générale jusqu’à 30 jours) pour la sécurité et la prévention des abus. Détails : note de transparence sur l’intelligence artificielle.
• Cloudflare – la vérification anti-robot Turnstile des formulaires (l’adresse IP, le type de navigateur et d’autres signaux techniques envoyés par le navigateur, pour distinguer une personne d’un programme automatique) et, dans la mesure où ils sont activés pour le site, les services de distribution et de protection du trafic et de contrôle d’accès de notre équipe.
• Google – (a) cartes et adresses (Google Maps Platform) : le texte que vous saisissez dans les champs d’adresse et les adresses du trajet sont envoyés par notre serveur à Google, pour les suggestions d’adresses et le calcul de l’itinéraire, sans votre adresse IP et sans vos coordonnées ; lorsque vous appuyez sur « Vérifier l’adresse avec Google », l’adresse que vous avez écrite est envoyée à Google pour validation (Address Validation) ; la carte Google intégrée se charge dans votre navigateur, donc Google reçoit l’adresse IP et les requêtes de la carte, uniquement après que vous avez appuyé sur « Afficher la carte Google » ; (b) avis Google : notre serveur lit les avis publics, et les photos de profil des auteurs se chargent depuis Google dans votre navigateur uniquement si vous avez accepté les cookies ; (c) YouTube : le lecteur ne se charge que lorsque vous appuyez sur le bouton de lecture d’une vidéo ; (d) Google Analytics 4 : statistiques de fréquentation, uniquement avec votre consentement. Détails dans la politique relative aux cookies.
• Sentry (Functional Software, Inc.) – uniquement s’il est activé sur le serveur : surveillance technique des erreurs du serveur. Il ne se charge pas dans votre navigateur. Il reçoit le type d’erreur, un message nettoyé des adresses e-mail, des nombres et des identifiants, la route technique et le code de l’incident, sans le contenu des formulaires ou des messages, sans cookies et sans votre adresse IP.

Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les utilisons pas pour créer des profils marketing à partir de plusieurs sources.

5. Transferts en dehors de l’Espace économique européen

Pour fournir des services numériques, certaines données personnelles peuvent être traitées par des prestataires situés en dehors de l’Espace économique européen ou être consultées depuis de telles juridictions. Lorsque cela est applicable, les transferts sont effectués sur la base d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, y compris le cadre de protection des données UE–États-Unis (EU–US Data Privacy Framework) pour les destinataires certifiés, ou sur la base des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, accompagnées, le cas échéant, de mesures de protection supplémentaires.

Concrètement, les données envoyées aux fournisseurs de modèles d’IA (Anthropic, OpenAI), à Cloudflare, à Google et, s’il est activé, à Sentry peuvent parvenir en dehors de l’Espace économique européen, en particulier aux États-Unis. Pour Anthropic, l’accord de traitement des données, qui fait partie des conditions commerciales du fournisseur, inclut les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne. Cloudflare, Google (Google LLC) et Sentry (Functional Software, Inc.) figurent sur la liste des participants au cadre de protection des données UE–États-Unis, et leurs conditions de protection des données prévoient des clauses contractuelles types pour les cas où la certification ne s’applique pas. Pour les autres prestataires, l’une des solutions du premier paragraphe s’applique, selon le cas. La description de ces solutions ne signifie pas que tout transfert est conforme du seul fait qu’elles existent ; vous pouvez demander des informations sur les garanties appliquées à un transfert déterminé.

Lorsque le transport a pour origine ou pour destination un pays situé en dehors de l’Union européenne, les données nécessaires au transport parviennent, de par la nature du service, aux partenaires de ce pays (art. 49, par. 1, points b) et c) du RGPD). Vous pouvez demander des précisions sur les garanties appliquées à l’adresse indiquée ci-dessus.

6. Combien de temps nous conservons les données

• Demandes de devis qui ne deviennent pas des commandes : 24 mois à compter de la dernière interaction, après quoi elles sont supprimées ou anonymisées.
• Documents joints aux demandes qui ne deviennent pas des commandes : 12 mois à compter de la dernière interaction.
• Commandes, contrats, factures et documents de transport : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice financier au cours duquel ils ont été établis, conformément à la législation comptable et fiscale ; les documents douaniers, pendant la durée exigée par la législation douanière.
• Messages de contact, demandes « nous vous rappelons » et correspondance qui ne relève pas d’une commande : 12 mois à compter du dernier message.
• CV et données des candidats : 6 mois à compter de la fin de la sélection ; plus longtemps uniquement avec votre accord, 12 mois au plus, avec la possibilité de le renouveler.
• Conversations avec l’assistant IA : 30 jours, si elles ne deviennent pas une demande de devis ; la demande envoyée est conservée comme toute demande de devis. Les journaux techniques de l’assistant, dans lesquels les données personnelles sont masquées, sont conservés 12 mois.
• Le résultat de la fonction « Remplir avec l’IA » et les fichiers téléversés mais non joints à une demande envoyée : 48 heures au plus.
• Journaux techniques et de sécurité du site : 12 mois au plus.
• Données de statistiques de fréquentation : 14 mois au plus à compter de la collecte, sous forme pseudonyme ; l’identifiant de statistiques du navigateur expire après 12 mois.
• Preuve du choix relatif aux cookies : pendant la durée de validité du choix, puis encore 3 ans.
• Accord pour les messages commerciaux : jusqu’à ce que vous le retiriez ; la preuve de l’accord et de son retrait est conservée encore 3 ans.

En cas de réclamation ou de litige, nous conservons les données nécessaires jusqu’à son règlement définitif.

7. Vos droits

Vous disposez du droit d’accès aux données, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité, d’opposition (y compris aux traitements fondés sur l’intérêt légitime et, à tout moment, aux messages commerciaux) et du droit de retirer votre consentement, sans que cela affecte le traitement effectué avant le retrait.

Pour exercer vos droits, écrivez-nous à contact@honexpres.ro. Nous pouvons vous demander des informations supplémentaires afin de nous assurer que la demande vient bien de vous. Nous vous répondons dans un délai maximal d’un mois à compter de la réception de la demande ; ce délai peut être prolongé de deux mois au plus, dans les conditions prévues par le GDPR, auquel cas nous vous en informons. L’exercice des droits est gratuit.

Si vous avez consenti aux statistiques, vous pouvez modifier votre choix à tout moment dans les paramètres des cookies, décrits dans la politique relative aux cookies.

Si vous estimez que nous traitons vos données en violation de la loi, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, autorité nationale roumaine de surveillance du traitement des données à caractère personnel), www.dataprotection.ro. Merci de nous écrire d’abord, afin que nous puissions résoudre la situation.

8. Décisions automatisées

Nous ne prenons pas de décisions produisant des effets juridiques ou des effets similaires à votre égard exclusivement par des moyens automatisés et nous ne créons pas de profils. Les outils automatisés du site (l’assistant IA, le remplissage de la demande à partir de votre description, le calculateur de chargement) vous aident à préparer la demande ; le devis et toute confirmation viennent d’une personne.

9. Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées : connexions chiffrées, accès fondé sur les rôles, analyse antivirus des fichiers téléversés, sauvegardes et journaux d’accès. Les conversations avec l’assistant IA sont conservées sous forme chiffrée et, dans les journaux, les données personnelles sont masquées. Aucun système n’est totalement exempt de risques ; si un incident susceptible d’affecter vos droits se produit, nous vous en informons conformément à la loi.

10. Enfants

Le site et les services Honexpres s’adressent aux entreprises et aux personnes adultes. Nous ne collectons pas sciemment de données de personnes de moins de 16 ans. Si vous apprenez qu’un mineur nous a envoyé des données, écrivez-nous et nous les supprimons.

11. Cookies

Les cookies et technologies similaires que nous utilisons, ainsi que la manière de donner ou de retirer votre accord, sont présentés dans la politique relative aux cookies.

12. Modifications de la politique

Nous mettons à jour la présente politique lorsque les traitements ou la loi changent. La version publiée sur cette page est celle en vigueur. Si un changement vous affecte de manière significative, nous l’annonçons de façon visible sur le site et, si un nouveau choix relatif aux cookies est nécessaire, nous vous le demandons à nouveau.

13. Contact

HONEXPRES SRL, Str. Alexandru Cazaban nr. 50, ap. 1, Oradea, département de Bihor, Roumanie. E-mail : contact@honexpres.ro. Horaires : du lundi au vendredi, 09:00–16:00. Tous les canaux de contact figurent sur la page Contact.