Notă de transparență privind inteligența artificială

1. Asistentul AI (HONEXPRES COPILOT)

Asistentul de pe site, numit și HONEXPRES COPILOT, este un sistem de inteligență artificială, nu o persoană. Acest lucru este afișat în fereastra conversației. Când asistentul nu este disponibil, fereastra îți arată direct canalele prin care ajungi la un om.

Asistentul te poate ajuta să:

• primești răspunsuri la întrebări generale, formulate din paginile și ghidurile publicate pe site, cu indicarea surselor;
• găsești serviciul, articolul sau pagina potrivită;
• pregătești cererea de ofertă: datele înțelese din mesajele tale sunt marcate ca fiind completate automat, le verifici și le poți modifica, iar cererea pleacă spre echipă numai după ce o confirmi;
• primești o sugestie orientativă de tip de vehicul, cu ipotezele pe care se bazează; alegerea finală o face echipa Honexpres;
• afli ce documente sunt, de regulă, necesare;
• ceri să te contacteze un om.

2. Ce nu face asistentul

• Nu stabilește și nu comunică prețuri. Prețul îl primești de la echipă, în ofertă.
• Nu confirmă disponibilitatea unui vehicul și nu garantează termene de livrare.
• Nu declară un transport ca fiind legal sau sigur, nu decide clasificarea ADR sau încadrarea tarifară și nu oferă consultanță juridică.
• Nu trimite nimic în numele tău fără confirmarea ta și nu primește fișiere; documentele se atașează în formularul de cerere.
• Nu ia decizii cu efecte juridice asupra ta. Răspunsurile lui sunt informative, nu sunt oferte și nu angajează Honexpres.

Răspunsurile asistentului trec printr-un filtru automat de reguli, care poate înlocui o frază cu o notă fixă. Ca orice sistem AI, asistentul poate greși; pentru orice lucru important, cere confirmarea echipei.

3. Un om, oricând

Poți lăsa asistentul în orice moment și poți cere să fii contactat de echipă direct din conversație. Ajungi la un om și prin pagina Contact, prin e-mail la contact@honexpres.ro, pe WhatsApp sau telefonic, în programul de lucru: luni–vineri, 09:00–16:00. Ofertele, confirmările de comandă și reclamațiile sunt întotdeauna tratate de oameni.

4. Datele tale în conversația cu asistentul

• Conversația este anonimă și nu este legată de un cont. Browserul tău păstrează, până închizi fila, doar un identificator al conversației, nu și textul ei.
• Scrie doar datele necesare cererii. Înainte ca mesajul tău să ajungă la un furnizor de modele AI, sistemul înlocuiește automat datele personale pe care le recunoaște: adresele de e-mail, numerele de telefon, IBAN, codurile numerice personale, numerele de card, numele pe care le introduci prin formule ca „mă numesc…” sau în semnătură, adresele stradale, codurile fiscale ale firmelor și numerele de înmatriculare. Mascarea este automată și nu garantează anonimizarea: un nume scris în alt context sau alte date personale pot rămâne în mesaj.
• Pentru a primi un răspuns, mesajele tale (mascate) sunt trimise unui furnizor de modele AI: Anthropic sau OpenAI, după cum este configurat serviciul; unul îl poate înlocui pe celălalt dacă nu este disponibil. Nu li se trimit formularul deschis, datele de contact lăsate pentru a fi contactat, textul materialelor noastre interne sau fișiere.
• Cererea de ofertă pregătită cu asistentul este trimisă numai după ce bifezi că ai citit politica de confidențialitate și confirmi trimiterea. Datele de contact lăsate pentru a fi contactat sunt primite numai cu acordul tău.
• Conversațiile sunt păstrate criptat și sunt șterse automat după 30 de zile, dacă nu devin cerere de ofertă. Poți cere mai devreme o copie sau ștergerea conversației, la contact@honexpres.ro.
• Putem folosi conversații cu datele personale mascate pentru a îmbunătăți răspunsurile asistentului, numai după ce o persoană din echipă le verifică și le aprobă.

Detalii despre furnizori, păstrare și transferuri: secțiunea 7 de mai jos și politica de confidențialitate.

5. „Completează cu AI”: text și documente

În pagina de cerere de ofertă, când funcția este activată, poți descrie transportul în câteva cuvinte și/sau atașa documente (de exemplu lista de ambalare, fișa tehnică a unui utilaj, o comandă sau fotografii), iar formularul își completează câmpurile. Numai când ceri completarea, textul tău și conținutul documentelor atașate sunt trimise, pentru analiză, unui furnizor de modele AI, Anthropic, care extrage informațiile transportului: ruta, marfa, dimensiunile, greutățile, datele. Pentru această funcție nu se folosește OpenAI.

• Ce se trimite: textul tău, textul citit din documentele PDF, DOCX și XLSX, imaginile și PDF-urile scanate ca fișier (imaginile sunt reduse și retrimise fără metadate) și informațiile deja introduse în formular, fără datele de contact.
• Mascare: în text și în textul citit din documente, adresele de e-mail, numerele de telefon, IBAN, codurile numerice personale și numerele de card sunt înlocuite automat, iar numele pe care îl introduci prin formule ca „mă numesc…” sau în semnătură este mascat. Adresele de încărcare și de descărcare și numele firmelor nu sunt mascate, pentru că formularul are nevoie de ele. Numele altor persoane din documente și orice date din imagini sau din PDF-urile scanate nu pot fi mascate. Te rugăm să nu atașezi documente cu date personale care nu sunt necesare transportului.
• Minimizare: modelul primește instrucțiunea să extragă numai informații despre transport, nu completează datele de contact și nu primește datele tale de contact.
• Controlul tău: câmpurile completate sunt marcate, le verifici și le corectezi înainte de trimitere, iar nimic nu pleacă spre echipă fără acțiunea ta. Numărul de completări pe zi este limitat și afișat. Rezultatul completării și fișierele încărcate și neatașate unei cereri trimise se păstrează cel mult 48 de ore.

Completarea rapidă din text, pe bază de reguli, nu folosește AI. Calculatorul de încărcare și căutarea de pe site nu sunt sisteme AI: sunt calcule și căutări obișnuite, care rulează în browserul tău.

6. Alte funcții care folosesc AI

• Traduceri automate. Versiunile în engleză, germană, italiană, maghiară și franceză ale paginilor și articolelor sunt traduceri automate ale originalului românesc, făcute cu un sistem AI (Anthropic) și verificate prin controale automate (limbă și caracter complet, terminologie, numere și coduri, linkuri, structură). Se traduc texte publice, fără date ale vizitatorilor. Articolele traduse sunt etichetate pe pagină și au link către original. Dacă există o diferență între o traducere și originalul românesc, prevalează originalul românesc. Mai multe în politica editorială.
• Cercetare și pregătirea conținutului editorial. Pentru articolele noi folosim un sistem AI (Anthropic) la cercetare, redactare și verificarea afirmațiilor față de surse. Primește surse publice și textul articolului, nu datele vizitatorilor. Rezultatul este verificat și aprobat de echipa editorială înainte de publicare.
• Conversația vocală cu asistentul. Este disponibilă numai când a fost pornită pe server. Recunoașterea vocii se face fie pe serverele noastre, fie, când este pornit un furnizor extern, de OpenAI, care procesează sunetul; înainte de a o porni ți se arată o notă de informare. Înregistrările audio nu sunt păstrate de noi.

7. Furnizorii de modele AI și transferurile în afara SEE

Furnizorii de modele AI folosiți sunt Anthropic și OpenAI, în funcție de serviciile activate pe site:

• asistentul AI (conversația): Anthropic și/sau OpenAI;
• „Completează cu AI” (text și documente): numai Anthropic;
• traduceri, cercetare și pregătirea conținutului editorial: numai Anthropic, fără date ale vizitatorilor;
• conversația vocală, când este pornită cu furnizor extern: OpenAI.

Potrivit termenilor comerciali ai acestor furnizori, datele trimise prin interfața lor de programare nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor. Furnizorii le pot păstra o perioadă limitată (de regulă până la 30 de zile) pentru securitate și prevenirea abuzurilor; nu am convenit cu ei ștergerea imediată a datelor (zero data retention).

Pentru furnizarea serviciilor digitale, anumite date personale pot fi prelucrate de furnizori situați în afara Spațiului Economic European sau pot fi accesate din asemenea jurisdicții. Atunci când este aplicabil, transferurile se realizează în temeiul unei decizii de adecvare a Comisiei Europene, inclusiv Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor (EU–US Data Privacy Framework) pentru destinatarii certificați, sau în baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană, însoțite, după caz, de măsuri suplimentare de protecție. Datele trimise furnizorilor de modele AI pot face obiectul transferurilor internaționale descrise în politica de confidențialitate, secțiunea 5.

8. Articole și texte

Articolele de pe blog sunt scrise în limba română. Articolele mai vechi, preluate de pe site-ul anterior, sunt scrise de oameni din echipa Honexpres. Articolele editoriale noi pot fi redactate cu ajutorul inteligenței artificiale și sunt verificate și aprobate de echipa editorială înainte de publicare; ele poartă pe pagină mențiunea „Text redactat cu ajutorul AI și verificat de echipa editorială.” Un text generat automat și neverificat de un om poartă, la începutul lui, o etichetă care spune acest lucru.

9. Imagini, voce și video generate cu AI

Dacă folosim imagini ilustrative generate sau modificate substanțial cu AI, ele poartă mențiunea „Ilustrație generată cu AI”. Materialele audio cu voce sintetică sunt marcate „Voce sintetică (AI)”, iar materialele video generate cu AI sunt etichetate vizibil. Nu prezentăm ca reale persoane, voci sau situații generate.

10. Cum folosim AI în activitatea noastră

Echipa Honexpres poate folosi instrumente AI ca sprijin în munca de birou, de exemplu pentru a ordona datele unei cereri. Ofertele, alegerea transportatorului și orice decizie care te privește sunt luate de oameni.

11. Cadrul legal și contact

Aceste informări urmăresc cerințele de transparență din Regulamentul (UE) 2024/1689 privind inteligența artificială (art. 50). Dacă ai întrebări sau crezi că un răspuns al asistentului ori o etichetă este greșită, scrie-ne la contact@honexpres.ro sau folosește pagina Contact.