Nota di trasparenza sull’intelligenza artificiale

1. L’assistente IA (HONEXPRES COPILOT)

L’assistente del sito, chiamato anche HONEXPRES COPILOT, è un sistema di intelligenza artificiale, non una persona. Questo è indicato nella finestra della conversazione. Quando l’assistente non è disponibile, la finestra ti mostra direttamente i canali attraverso i quali raggiungi una persona.

L’assistente può aiutarti a:

• ricevere risposte a domande generali, formulate a partire dalle pagine e dalle guide pubblicate sul sito, con l’indicazione delle fonti;
• trovare il servizio, l’articolo o la pagina adatti;
• preparare la richiesta di preventivo: i dati ricavati dai tuoi messaggi sono contrassegnati come compilati automaticamente, li verifichi e puoi modificarli, e la richiesta viene inoltrata al team solo dopo la tua conferma;
• ricevere un suggerimento indicativo sul tipo di veicolo, con le ipotesi su cui si basa; la scelta finale spetta al team Honexpres;
• sapere quali documenti sono, di norma, necessari;
• chiedere di essere contattato da una persona.

2. Cosa non fa l’assistente

• Non stabilisce e non comunica prezzi. Il prezzo lo ricevi dal team, nel preventivo.
• Non conferma la disponibilità di un veicolo e non garantisce termini di consegna.
• Non dichiara un trasporto legale o sicuro, non decide la classificazione ADR o la classificazione tariffaria e non fornisce consulenza legale.
• Non invia nulla a tuo nome senza la tua conferma e non riceve file; i documenti si allegano nel modulo di richiesta.
• Non adotta decisioni con effetti giuridici su di te. Le sue risposte sono informative, non sono preventivi e non vincolano Honexpres.

Le risposte dell’assistente passano attraverso un filtro automatico di regole, che può sostituire una frase con una nota fissa. Come ogni sistema IA, l’assistente può sbagliare; per qualsiasi cosa importante, chiedi la conferma del team.

3. Una persona, in qualsiasi momento

Puoi lasciare l’assistente in qualsiasi momento e puoi chiedere di essere contattato dal team direttamente dalla conversazione. Raggiungi una persona anche tramite la pagina Contatti, per e-mail a contact@honexpres.ro, su WhatsApp o per telefono, nell’orario di lavoro: lunedì–venerdì, 09:00–16:00. I preventivi, le conferme d’ordine e i reclami sono sempre gestiti da persone.

4. I tuoi dati nella conversazione con l’assistente

• La conversazione è anonima e non è collegata a un account. Il tuo browser conserva, fino alla chiusura della scheda, solo un identificatore della conversazione, non il suo testo.
• Scrivi solo i dati necessari alla richiesta. Prima che il tuo messaggio raggiunga un fornitore di modelli di IA, il sistema sostituisce automaticamente i dati personali che riconosce: indirizzi e-mail, numeri di telefono, IBAN, codici numerici personali, numeri di carta, i nomi che indichi con formule come “mi chiamo…” o in una firma, indirizzi stradali, codici fiscali delle aziende e targhe dei veicoli. Il mascheramento è automatico e non garantisce l’anonimizzazione: un nome scritto in un altro contesto o altri dati personali possono rimanere nel messaggio.
• Per ricevere una risposta, i tuoi messaggi (mascherati) sono inviati a un fornitore di modelli di IA: Anthropic oppure OpenAI, a seconda di come è configurato il servizio; uno può sostituire l’altro se non è disponibile. Non vengono inviati il modulo aperto, i dati di contatto lasciati per essere contattato, il testo dei nostri materiali interni né file.
• La richiesta di preventivo preparata con l’assistente viene inviata solo dopo che spunti di aver letto l’informativa sulla privacy e confermi l’invio. I dati di contatto lasciati per essere contattato sono ricevuti solo con il tuo consenso.
• Le conversazioni sono conservate cifrate e sono cancellate automaticamente dopo 30 giorni, se non diventano una richiesta di preventivo. Puoi chiedere prima una copia o la cancellazione della conversazione, a contact@honexpres.ro.
• Possiamo usare conversazioni con i dati personali mascherati per migliorare le risposte dell’assistente, solo dopo che una persona del team le verifica e le approva.

Dettagli su fornitori, conservazione e trasferimenti: sezione 7 qui sotto e informativa sulla privacy.

5. “Compila con l’IA”: testo e documenti

Nella pagina della richiesta di preventivo, quando la funzione è attiva, puoi descrivere il trasporto in poche parole e/o allegare documenti (ad esempio la packing list, la scheda tecnica di un macchinario, un ordine o fotografie), e il modulo compila i suoi campi. Solo quando richiedi la compilazione, il tuo testo e il contenuto dei documenti allegati sono inviati, per l’analisi, a un fornitore di modelli di IA, Anthropic, che estrae le informazioni del trasporto: il percorso, la merce, le dimensioni, i pesi, le date. Per questa funzione non si usa OpenAI.

• Che cosa viene inviato: il tuo testo, il testo letto dai documenti PDF, DOCX e XLSX, le immagini e i PDF scansionati come file (le immagini sono ridotte e reinviate senza metadati) e le informazioni già inserite nel modulo, senza i dati di contatto.
• Mascheramento: nel testo e nel testo letto dai documenti, gli indirizzi e-mail, i numeri di telefono, gli IBAN, i codici numerici personali e i numeri di carta sono sostituiti automaticamente, e il nome che indichi con formule come “mi chiamo…” o in una firma è mascherato. Gli indirizzi di carico e di scarico e i nomi delle aziende non sono mascherati, perché il modulo ne ha bisogno. I nomi di altre persone nei documenti e qualsiasi dato presente nelle immagini o nei PDF scansionati non possono essere mascherati. Ti preghiamo di non allegare documenti con dati personali non necessari al trasporto.
• Minimizzazione: il modello ha l’istruzione di estrarre solo informazioni sul trasporto, non compila i dati di contatto e non riceve i tuoi dati di contatto.
• Il tuo controllo: i campi compilati sono contrassegnati, li verifichi e li correggi prima dell’invio, e nulla va al team senza una tua azione. Il numero di compilazioni al giorno è limitato e mostrato. Il risultato della compilazione e i file caricati ma non allegati a una richiesta inviata sono conservati per non oltre 48 ore.

La compilazione rapida da un testo, basata su regole, non usa l’IA. Il calcolatore di carico e la ricerca del sito non sono sistemi di IA: sono calcoli e ricerche ordinari, eseguiti nel tuo browser.

6. Altre funzioni che usano l’IA

• Traduzioni automatiche. Le versioni in inglese, tedesco, italiano, ungherese e francese delle pagine e degli articoli sono traduzioni automatiche dell’originale romeno, realizzate con un sistema di IA (Anthropic) e verificate con controlli automatici (lingua e completezza, terminologia, numeri e codici, link, struttura). Si traducono testi pubblici, senza dati dei visitatori. Gli articoli tradotti sono etichettati nella pagina e rimandano all’originale. Se c’è una differenza tra una traduzione e l’originale romeno, prevale l’originale romeno. Maggiori informazioni nella politica editoriale.
• Ricerca e preparazione dei contenuti editoriali. Per i nuovi articoli usiamo un sistema di IA (Anthropic) per la ricerca, la redazione e la verifica delle affermazioni rispetto alle fonti. Riceve fonti pubbliche e il testo dell’articolo, non dati dei visitatori. Il risultato è verificato e approvato dalla redazione prima della pubblicazione.
• Conversazione vocale con l’assistente. È disponibile solo quando è stata attivata sul server. Il riconoscimento vocale avviene o sui nostri server oppure, quando è attivato un fornitore esterno, da OpenAI, che tratta l’audio; prima di avviarla ti viene mostrata una nota informativa. Non conserviamo le registrazioni audio.

7. I fornitori di modelli di IA e i trasferimenti al di fuori del SEE

I fornitori di modelli di IA utilizzati sono Anthropic e OpenAI, a seconda dei servizi attivati sul sito:

• l’assistente IA (la conversazione): Anthropic e/o OpenAI;
• “Compila con l’IA” (testo e documenti): soltanto Anthropic;
• traduzioni, ricerca e preparazione dei contenuti editoriali: soltanto Anthropic, senza dati dei visitatori;
• la conversazione vocale, quando è attivata con un fornitore esterno: OpenAI.

Secondo i termini commerciali di questi fornitori, i dati inviati tramite la loro interfaccia di programmazione non sono usati per addestrare i modelli. I fornitori possono conservarli per un periodo limitato (di regola fino a 30 giorni) per sicurezza e prevenzione degli abusi; con loro non abbiamo concordato la cancellazione immediata dei dati (zero data retention).

Per fornire servizi digitali, alcuni dati personali possono essere trattati da fornitori situati al di fuori dello Spazio economico europeo o possono essere consultati da tali giurisdizioni. Quando applicabile, i trasferimenti avvengono sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea, compreso il quadro UE-USA per la protezione dei dati (EU–US Data Privacy Framework) per i destinatari certificati, oppure sulla base delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea, accompagnate, se del caso, da misure di protezione supplementari. I dati inviati ai fornitori di modelli di IA possono essere oggetto dei trasferimenti internazionali descritti nell’informativa sulla privacy, sezione 5.

8. Articoli e testi

Gli articoli del blog sono scritti in lingua romena. Gli articoli più vecchi, ripresi dal sito precedente, sono scritti da persone del team Honexpres. I nuovi articoli editoriali possono essere redatti con l’aiuto dell’intelligenza artificiale e sono verificati e approvati dalla redazione prima della pubblicazione; riportano nella pagina l’indicazione “Testo redatto con l'aiuto dell'IA e verificato dalla redazione.” Un testo generato automaticamente e non verificato da una persona riporta, all’inizio, un’etichetta che lo dichiara.

9. Immagini, voce e video generati con IA

Se usiamo immagini illustrative generate o modificate in modo sostanziale con IA, esse riportano la dicitura “Illustrazione generata con IA”. I materiali audio con voce sintetica sono contrassegnati “Voce sintetica (IA)” e i materiali video generati con IA sono etichettati in modo visibile. Non presentiamo come reali persone, voci o situazioni generate.

10. Come usiamo l’IA nella nostra attività

Il team Honexpres può usare strumenti IA come supporto nel lavoro d’ufficio, ad esempio per ordinare i dati di una richiesta. I preventivi, la scelta del vettore e qualsiasi decisione che ti riguarda sono presi da persone.

11. Quadro giuridico e contatti

Queste informative seguono gli obblighi di trasparenza del Regolamento (UE) 2024/1689 sull’intelligenza artificiale (art. 50). Se hai domande o ritieni che una risposta dell’assistente oppure un’etichetta sia errata, scrivici a contact@honexpres.ro o usa la pagina Contatti.