Datenschutzerklärung

1. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Verantwortlicher für die Daten ist die HONEXPRES SRL mit Sitz in Oradea, Str. Alexandru Cazaban nr. 50, ap. 1, Kreis Bihor, Rumänien, CUI (Steuernummer) RO30456239, Handelsregister J05/1140/2012 (im Folgenden „Honexpres“ oder „wir“). Wir verarbeiten die Daten gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO, GDPR), dem Gesetz Nr. 190/2018 und dem Gesetz Nr. 506/2004.

Bei Fragen zu Ihren Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie uns an contact@honexpres.ro mit dem Vermerk „Datenschutz“. Honexpres ist gesetzlich nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, und hat keinen benannt. Die übrigen Kontaktdaten finden Sie auf der Seite Kontakt.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Angebotsanfragen, Kontaktnachrichten und Anfragen „Wir rufen Sie an“: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihr Unternehmen, die Steuernummer des Unternehmens und Ihre Funktion, die Transportdaten (Orte und Adressen der Beladung und Lieferung, Ware, Termine), die von Ihnen beigefügten Dokumente und die mit uns ausgetauschten Nachrichten.
• Kunden und Aufträge: die Daten der Kontaktpersonen der Kunden, der Empfänger und der Personen an den Be- und Entladestellen, die für die Organisation und Durchführung des Transports erforderlich sind, sowie die Daten aus den Transportdokumenten und den Rechnungen.
• Frachtführer und Partner: die Daten der Kontaktpersonen und, für die Durchführung des Transports, die vom Frachtführer mitgeteilten Daten des Fahrers und des Fahrzeugs.
• Bewerber: der Lebenslauf und die übrigen Daten, die Sie uns per E-Mail für eine Stelle oder eine Zusammenarbeit zusenden.
• E-Mail, Telefon und WhatsApp: die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer, von der aus Sie uns kontaktieren, und der Inhalt der Nachrichten. Wir zeichnen Telefongespräche nicht auf. Wenn Sie uns über WhatsApp schreiben, laufen die Nachrichten auch über den Dienst WhatsApp, der eine eigene Datenschutzerklärung hat.
• Nutzung der Website: technische und Sicherheitsprotokolle (IP-Adresse, Browsertyp, aufgerufene Seiten, Fehler) und, nur mit Ihrer Einwilligung, Daten der Besuchsstatistik, die mit einer pseudonymen Kennung verknüpft sind.
• Der KI-Assistent (HONEXPRES COPILOT): die im Gespräch geschriebenen Nachrichten, die Daten der mit seiner Hilfe vorbereiteten Anfrage und, wenn Sie um Kontaktaufnahme bitten, die Kontaktdaten, die Sie hinterlassen. Das Gespräch ist anonym und nicht mit einem Konto verknüpft. Bitte schreiben Sie nur die für die Anfrage erforderlichen Daten.
• Ausfüllen der Anfrage mit KI („Mit KI ausfüllen“): der Text, den Sie schreiben, die Dokumente, die Sie anhängen (PDF, DOCX, XLSX, Bilder), und die bereits im Formular eingegebenen Angaben, ohne die Kontaktdaten. Das Ergebnis des Ausfüllens und die hochgeladenen, aber keiner abgesendeten Anfrage beigefügten Dateien werden höchstens 48 Stunden aufbewahrt. Bitte hängen Sie keine Dokumente mit personenbezogenen Daten an, die für den Transport nicht erforderlich sind.
• Verfolgung einer Anfrage oder eines Transports (Track & Trace): die Referenz und die E-Mail-Adresse, die Sie eingeben und die verwendet werden, um Ihnen einen gesicherten Link oder einen Bestätigungscode zu senden. Die Transportverfolgung wird nur dort angezeigt, wo sie verfügbar ist.
• My HONEXPRES (das Kundenportal): Das Portal ist in Vorbereitung. Sobald es verfügbar ist, werden wir die Kontodaten (Name, E-Mail-Adresse, das Unternehmen, das Sie vertreten) verarbeiten und diese Erklärung vor seiner Eröffnung ergänzen.
• Automatische E-Mails: Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der Nachricht, wenn wir Ihnen die Bestätigung der Anfrage, den Link oder den Code zur Verfolgung oder andere Nachrichten im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage senden.

In der Regel erhalten wir die Daten direkt von Ihnen. Die Daten der Personen an den Be- und Entladestellen teilt uns der Kunde oder der Partner mit, der den Transport beauftragt; wenn Sie uns die Daten einer anderen Person geben, bitten wir Sie, diese über diese Erklärung zu informieren. Bei der Vorbereitung eines Angebots für ein Unternehmen können wir die öffentlichen Daten des Unternehmens anhand der Steuernummer in den öffentlichen Registern (ANAF, VIES) überprüfen.

Wir verlangen und benötigen keine sensiblen Daten (zum Beispiel Gesundheitsdaten). Bitte senden Sie solche Daten nicht über die Formulare, über den KI-Assistenten oder in den beigefügten Dateien.

3. Warum wir die Daten verarbeiten und auf welcher Rechtsgrundlage

• Vorbereitung des Angebots für eine natürliche Person: Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage vor dem Abschluss eines Vertrags erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b GDPR). Für Beschäftigte oder Vertreter eines Unternehmens, das das Angebot anfragt: das berechtigte Interesse von Honexpres und des Unternehmens, die Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f GDPR).
• Organisation und Durchführung des Transports: der Vertrag (lit. b) oder das berechtigte Interesse, den Vertrag zu erfüllen, der mit dem Unternehmen geschlossen wurde, für das Sie arbeiten (lit. f).
• Beantwortung von Nachrichten, Anrufen und Anfragen „Wir rufen Sie an“: Maßnahmen auf Ihre Anfrage (lit. b) oder das berechtigte Interesse, denjenigen zu antworten, die uns kontaktieren (lit. f).
• Gesetzliche Pflichten (Buchführung, Steuern, Zoll, Archivierung): die rechtliche Verpflichtung (lit. c).
• Sicherheit der Website (Verhinderung von Missbrauch, unerwünschten Nachrichten und Angriffen, einschließlich der Anti-Bot-Prüfung der Formulare): das berechtigte Interesse (lit. f).
• Der KI-Assistent: Maßnahmen auf Ihre Anfrage (lit. b) oder das berechtigte Interesse, Ihre Fragen zu beantworten (lit. f); die mit seiner Hilfe vorbereitete Anfrage geht erst an das Team, nachdem Sie sie bestätigt haben.
• Verfolgung der Anfrage oder des Transports: Maßnahmen auf Ihre Anfrage oder die Erfüllung des Vertrags (lit. b) und das berechtigte Interesse, den Status nur der berechtigten Person anzuzeigen (lit. f).
• Besuchsstatistik: Ihre Einwilligung (lit. a GDPR und Gesetz Nr. 506/2004), die Sie jederzeit in den Cookie-Einstellungen widerrufen können.
• Werbliche Nachrichten per E-Mail: nur mit Ihrer Einwilligung, die gesondert über ein nicht vorab angekreuztes Kästchen erteilt wird; Sie können sich jederzeit abmelden.
• Personalauswahl: Maßnahmen vor dem Abschluss eines Vertrags (lit. b); die Aufbewahrung des Lebenslaufs für künftige Stellen nur mit Ihrer Einwilligung (lit. a).
• Verteidigung unserer Rechte im Fall einer Beschwerde oder eines Rechtsstreits: das berechtigte Interesse (lit. f).

Für die Angebotsanfrage verwenden wir kein Einwilligungskästchen: Wir antworten Ihnen, weil Sie uns darum gebeten haben. Die in den Formularen als erforderlich gekennzeichneten Daten sind diejenigen, ohne die wir das Angebot nicht vorbereiten oder Sie nicht kontaktieren können.

4. An wen wir die Daten weitergeben

• An die Partner, die den Transport durchführen (Frachtführer, Reedereien, Fluggesellschaften, Bahnbetreiber, Agenten, Lager, Zollagenten): nur die für den Transport erforderlichen Daten, zum Beispiel die Adressen und Ansprechpartner an den Be- und Entladestellen. Diese Partner sind in der Regel eigenständig Verantwortliche.
• An Behörden (die Zollbehörde, ANAF, andere Behörden und Gerichte), wenn das Gesetz dies verlangt.
• An unsere Berater (Buchhaltung, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer), die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind, wenn dies erforderlich ist.
• An die unten aufgeführten Anbieter digitaler Dienste.

HONEXPRES bleibt der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten, die es für seine eigenen Dienste verarbeitet. Die unten genannten Anbieter erhalten die Daten nur in dem Umfang, der für den von ihnen erbrachten Dienst erforderlich ist, und handeln in den Rollen, die in ihren Verträgen oder Bedingungen festgelegt sind: in der Regel als unsere Auftragsverarbeiter, Google bei einigen Diensten in eigenem Namen nach den Bedingungen von Google.

• Cyber_Folks – Anbieter von Infrastruktur und Hosting sowie Anbieter der E-Mail-Dienste von HONEXPRES, mit dem HONEXPRES einen direkten Vertrag hat. Er verarbeitet die E-Mails, die über die Adressen von HONEXPRES gesendet und empfangen werden, einschließlich der automatischen E-Mails der Website (E-Mail-Adressen, Inhalt der Nachrichten und Anhänge), für den Betrieb der elektronischen Post und für die Kommunikation mit Ihnen.
• Astimp IT Solution SRL – vertraglicher Anbieter der Hosting-Infrastruktur für die Website und die Anwendungen, mit dem HONEXPRES einen direkten Vertrag hat. Auf der von ihm bereitgestellten Infrastruktur laufen die Website, die Anwendungen, die Programmierschnittstelle (API), das Content-Management-System und die Datenbanken, und die von Nutzern hochgeladenen Dateien werden in der von HONEXPRES vertraglich genutzten Hosting-Infrastruktur aufbewahrt. Die in Abschnitt 2 beschriebenen Daten werden somit auf dieser Infrastruktur gespeichert und technisch verarbeitet, ausschließlich für den Betrieb unserer Dienste.
• Anthropic und OpenAI – Anbieter von Modellen der künstlichen Intelligenz (KI). Welche Daten gesendet werden und welcher Anbieter sie erhält, hängt von der genutzten Funktion ab: Ihre Nachrichten an den KI-Assistenten gehen nach der automatischen Maskierung erkannter personenbezogener Daten an Anthropic und/oder OpenAI (einer kann den anderen ersetzen); bei „Mit KI ausfüllen“ gehen, wenn die Funktion eingeschaltet ist und nur, wenn Sie das Ausfüllen anfordern, der Text, den Sie schreiben, und der Inhalt der Dokumente, die Sie anhängen, ausschließlich an Anthropic, um die Angaben zum Transport zu entnehmen; die Vorbereitung von Artikeln und die Übersetzungen nutzen ausschließlich Anthropic und erhalten keine Daten von Besuchern; wenn eine Sprachoption mit einem externen Anbieter eingeschaltet ist, wird der Ton der gesprochenen Nachrichten von OpenAI verarbeitet. Nicht alle Daten oder Dokumente gelangen an beide Anbieter. Nach den Geschäftsbedingungen dieser Anbieter werden die über ihre Programmierschnittstelle gesendeten Daten nicht zum Training der Modelle verwendet; sie können sie für einen begrenzten Zeitraum (in der Regel bis zu 30 Tage) zu Sicherheitszwecken und zur Missbrauchsverhinderung speichern. Einzelheiten: Transparenzhinweis zur künstlichen Intelligenz.
• Cloudflare – die Anti-Bot-Prüfung Turnstile der Formulare (die IP-Adresse, der Browsertyp und weitere technische Signale, die der Browser sendet, um eine Person von einem automatischen Programm zu unterscheiden) und, soweit sie für die Website eingeschaltet sind, die Dienste zur Auslieferung und zum Schutz des Datenverkehrs und zur Zugangskontrolle für unser Team.
• Google – (a) Karten und Adressen (Google Maps Platform): der Text, den Sie in die Adressfelder eingeben, und die Adressen der Route werden von unserem Server an Google gesendet, für Adressvorschläge und die Berechnung der Strecke, ohne Ihre IP-Adresse und ohne Ihre Kontaktdaten; wenn Sie „Adresse mit Google prüfen“ drücken, wird die von Ihnen geschriebene Adresse zur Prüfung an Google gesendet (Address Validation); die eingebettete Google-Karte wird erst geladen, nachdem Sie „Google-Karte anzeigen“ drücken, und zwar in Ihrem Browser, sodass Google Ihre IP-Adresse und die Anfragen der Karte erhält; (b) Google-Bewertungen: unser Server liest die öffentlichen Bewertungen, und die Profilbilder der Autoren werden nur dann von Google in Ihren Browser geladen, wenn Sie Cookies akzeptiert haben; (c) YouTube: der Player wird nur geladen, wenn Sie die Wiedergabetaste eines Videos drücken; (d) Google Analytics 4: Besuchsstatistik, nur mit Ihrer Einwilligung. Einzelheiten in der Cookie-Richtlinie.
• Sentry (Functional Software, Inc.) – nur, wenn es auf dem Server eingeschaltet ist: technische Überwachung von Serverfehlern. Es wird nicht in Ihrem Browser geladen. Es erhält die Art des Fehlers, eine von E-Mail-Adressen, Zahlen und Kennungen bereinigte Meldung, die technische Route und den Vorfallscode, ohne den Inhalt von Formularen oder Nachrichten, ohne Cookies und ohne Ihre IP-Adresse.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und verwenden sie nicht, um aus mehreren Quellen Marketingprofile zu erstellen.

5. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Zur Erbringung digitaler Dienste können bestimmte personenbezogene Daten von Anbietern mit Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden oder von dort aus zugänglich sein. Soweit anwendbar, erfolgen Übermittlungen auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, einschließlich des EU-US-Datenschutzrahmens (EU–US Data Privacy Framework) für zertifizierte Empfänger, oder auf der Grundlage der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln, gegebenenfalls ergänzt durch zusätzliche Schutzmaßnahmen.

Konkret können die an die KI-Modellanbieter (Anthropic, OpenAI), an Cloudflare, an Google und, falls eingeschaltet, an Sentry gesendeten Daten in Orte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gelangen, insbesondere in die Vereinigten Staaten. Für Anthropic enthält die Auftragsverarbeitungsvereinbarung, die Teil der Geschäftsbedingungen des Anbieters ist, die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln. Cloudflare, Google (Google LLC) und Sentry (Functional Software, Inc.) stehen auf der Liste der Teilnehmer am EU-US-Datenschutzrahmen, und ihre Datenschutzbedingungen sehen Standardvertragsklauseln für die Fälle vor, in denen die Zertifizierung nicht greift. Für die übrigen Anbieter gilt je nach Fall eine der Lösungen des ersten Absatzes. Die Beschreibung dieser Lösungen bedeutet nicht, dass jede Übermittlung allein deshalb rechtmäßig ist, weil es sie gibt; Sie können Auskunft über die Garantien verlangen, die für eine bestimmte Übermittlung gelten.

Wenn der Transport seinen Ausgangs- oder Zielort in einem Land außerhalb der Europäischen Union hat, gelangen die für den Transport erforderlichen Daten durch die Natur der Leistung zu den Partnern in diesem Land (Art. 49 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO). Einzelheiten zu den angewandten Garantien können Sie unter der oben genannten Adresse erfragen.

6. Wie lange wir die Daten aufbewahren

• Angebotsanfragen, aus denen kein Auftrag wird: 24 Monate ab der letzten Interaktion, danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.
• Dokumente, die Anfragen beigefügt sind, aus denen kein Auftrag wird: 12 Monate ab der letzten Interaktion.
• Aufträge, Verträge, Rechnungen und Transportdokumente: 10 Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres, in dem sie erstellt wurden, gemäß den Buchführungs- und Steuervorschriften; Zolldokumente für die von den Zollvorschriften verlangte Dauer.
• Kontaktnachrichten, Anfragen „Wir rufen Sie an“ und Korrespondenz, die nicht zu einem Auftrag gehört: 12 Monate ab der letzten Nachricht.
• Lebensläufe und Daten der Bewerber: 6 Monate ab dem Abschluss der Auswahl; länger nur mit Ihrer Einwilligung, höchstens 12 Monate, mit der Möglichkeit, sie zu erneuern.
• Gespräche mit dem KI-Assistenten: 30 Tage, wenn daraus keine Angebotsanfrage wird; die gesendete Anfrage wird wie jede Angebotsanfrage aufbewahrt. Die technischen Protokolle des Assistenten, in denen die personenbezogenen Daten maskiert sind, werden 12 Monate aufbewahrt.
• Das Ergebnis der Funktion „Mit KI ausfüllen“ und die hochgeladenen, aber keiner abgesendeten Anfrage beigefügten Dateien: höchstens 48 Stunden.
• Technische und Sicherheitsprotokolle der Website: höchstens 12 Monate.
• Daten der Besuchsstatistik: höchstens 14 Monate ab der Erhebung, in pseudonymer Form; die Statistikkennung im Browser läuft nach 12 Monaten ab.
• Nachweis der Cookie-Auswahl: für die Dauer der Gültigkeit der Auswahl und weitere 3 Jahre.
• Einwilligung in werbliche Nachrichten: bis Sie sie widerrufen; der Nachweis der Einwilligung und des Widerrufs wird weitere 3 Jahre aufbewahrt.

Kommt es zu einer Beschwerde oder einem Rechtsstreit, bewahren wir die erforderlichen Daten bis zu dessen endgültiger Erledigung auf.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Daten, auf Berichtigung, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit, auf Widerspruch (auch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen, und jederzeit gegen werbliche Nachrichten) und das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen, ohne dass die vor dem Widerruf erfolgte Verarbeitung berührt wird.

Um Ihre Rechte auszuüben, schreiben Sie uns an contact@honexpres.ro. Wir können Sie um zusätzliche Informationen bitten, um sicherzustellen, dass der Antrag von Ihnen stammt. Wir antworten Ihnen innerhalb von höchstens einem Monat nach Eingang des Antrags; die Frist kann nach Maßgabe der GDPR um höchstens zwei Monate verlängert werden, worüber wir Sie in diesem Fall informieren. Die Ausübung der Rechte ist kostenlos.

Wenn Sie in die Statistik eingewilligt haben, können Sie Ihre Auswahl jederzeit in den Cookie-Einstellungen ändern, die in der Cookie-Richtlinie beschrieben sind.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten unter Verstoß gegen das Gesetz verarbeiten, können Sie Beschwerde bei der Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (Nationale Aufsichtsbehörde für die Verarbeitung personenbezogener Daten, ANSPDCP) einlegen, www.dataprotection.ro. Bitte schreiben Sie zuerst uns, damit wir die Situation klären können.

8. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder mit ähnlicher Wirkung für Sie ausschließlich mit automatisierten Mitteln und erstellen keine Profile. Die automatisierten Werkzeuge auf der Website (der KI-Assistent, das Ausfüllen der Anfrage aus Ihrer Beschreibung, der Laderechner) helfen Ihnen, die Anfrage vorzubereiten; das Angebot und jede Bestätigung kommen von einem Menschen.

9. Sicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein: verschlüsselte Verbindungen, rollenbasierten Zugriff, die Virenprüfung hochgeladener Dateien, Sicherungskopien und Zugriffsprotokolle. Die Gespräche mit dem KI-Assistenten werden verschlüsselt aufbewahrt, und in den Protokollen sind die personenbezogenen Daten maskiert. Kein System ist vollständig frei von Risiken; tritt ein Vorfall ein, der Ihre Rechte beeinträchtigen kann, informieren wir Sie gemäß dem Gesetz.

10. Kinder

Die Website und die Leistungen von Honexpres richten sich an Unternehmen und erwachsene Personen. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Personen unter 16 Jahren. Wenn Sie erfahren, dass ein Minderjähriger uns Daten gesendet hat, schreiben Sie uns, und wir löschen sie.

11. Cookies

Welche Cookies und ähnlichen Technologien wir verwenden und wie Sie Ihre Einwilligung erteilen oder widerrufen, erfahren Sie in der Cookie-Richtlinie.

12. Änderungen der Erklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich die Verarbeitungen oder das Gesetz ändern. Die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung ist die geltende. Wenn eine Änderung Sie erheblich betrifft, weisen wir auf der Website sichtbar darauf hin und bitten Sie, falls eine neue Cookie-Auswahl erforderlich ist, erneut darum.

13. Kontakt

HONEXPRES SRL, Str. Alexandru Cazaban nr. 50, ap. 1, Oradea, Kreis Bihor, Rumänien. E-Mail: contact@honexpres.ro. Geschäftszeiten: Montag–Freitag, 09:00–16:00. Alle Kontaktkanäle finden Sie auf der Seite Kontakt.