Politica de confidențialitate

1. Cine răspunde de datele tale

Operatorul datelor este HONEXPRES SRL, cu sediul în Oradea, Str. Alexandru Cazaban nr. 50, ap. 1, județul Bihor, România, CUI RO30456239, Reg. Com. J05/1140/2012 (în continuare „Honexpres” sau „noi”). Prelucrăm datele conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR), Legii nr. 190/2018 și Legii nr. 506/2004.

Pentru orice întrebare despre datele tale sau pentru a-ți exercita drepturile, scrie-ne la contact@honexpres.ro, cu mențiunea „Protecția datelor”. Honexpres nu are obligația legală de a numi un responsabil cu protecția datelor și nu a numit unul. Celelalte date de contact sunt pe pagina Contact.

2. Ce date prelucrăm

• Cereri de ofertă, mesaje de contact și cereri „te sunăm noi”: numele, e-mailul, telefonul, firma, codul fiscal al firmei și rolul tău, datele transportului (localități și adrese de încărcare și livrare, marfă, date), documentele pe care le atașezi și mesajele schimbate cu noi.
• Clienți și comenzi: datele persoanelor de contact ale clienților, ale destinatarilor și ale persoanelor de la locurile de încărcare și descărcare, necesare organizării și executării transportului, precum și datele din documentele de transport și din facturi.
• Transportatori și parteneri: datele persoanelor de contact și, pentru executarea transportului, datele șoferului și ale vehiculului comunicate de transportator.
• Candidați: CV-ul și celelalte date pe care ni le trimiți pe e-mail pentru un post sau o colaborare.
• E-mail, telefon și WhatsApp: adresa de e-mail sau numărul de telefon de pe care ne contactezi și conținutul mesajelor. Nu înregistrăm convorbirile telefonice. Când ne scrii pe WhatsApp, mesajele trec și prin serviciul WhatsApp, care are propria politică de confidențialitate.
• Utilizarea site-ului: jurnale tehnice și de securitate (adresă IP, tipul browserului, pagini accesate, erori) și, doar cu acordul tău, date de statistică a traficului, legate de un identificator pseudonim.
• Asistentul AI (HONEXPRES COPILOT): mesajele scrise în conversație, datele cererii pregătite cu ajutorul lui și, dacă ceri să fii contactat, datele de contact pe care le lași. Conversația este anonimă și nu este legată de un cont. Te rugăm să scrii doar datele necesare cererii.
• Completarea cererii cu AI („Completează cu AI”): textul pe care îl scrii, documentele pe care le atașezi (PDF, DOCX, XLSX, imagini) și informațiile deja introduse în formular, fără datele de contact. Rezultatul completării și fișierele încărcate și neatașate unei cereri trimise se păstrează cel mult 48 de ore. Te rugăm să nu atașezi documente cu date personale care nu sunt necesare transportului.
• Urmărirea unei cereri sau a unui transport (Track & Trace): referința și adresa de e-mail pe care le introduci, folosite pentru a-ți trimite un link securizat sau un cod de verificare. Urmărirea transportului este afișată doar acolo unde este disponibilă.
• My HONEXPRES (portalul clienților): portalul este în pregătire. Când va fi disponibil, vom prelucra datele contului (nume, e-mail, firma pe care o reprezinți) și vom completa această politică înainte de deschiderea lui.
• E-mailuri automate: adresa ta de e-mail și conținutul mesajului, atunci când îți trimitem confirmarea cererii, linkul sau codul de urmărire ori alte mesaje legate de cererea ta.

De regulă primim datele direct de la tine. Datele persoanelor de la locurile de încărcare și descărcare ni le comunică clientul sau partenerul care comandă transportul; dacă ne dai datele altei persoane, te rugăm să o informezi despre această politică. La pregătirea unei oferte pentru o firmă putem verifica datele publice ale firmei, după codul fiscal, în registrele publice (ANAF, VIES).

Nu cerem și nu avem nevoie de date sensibile (de exemplu date despre sănătate). Te rugăm să nu le trimiți prin formulare, prin asistentul AI sau în fișierele atașate.

3. De ce prelucrăm datele și pe ce temei

• Pregătirea ofertei pentru o persoană fizică: demersuri făcute la cererea ta înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR). Pentru angajații sau reprezentanții unei firme care cere oferta: interesul legitim al Honexpres și al firmei de a răspunde cererii (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).
• Organizarea și executarea transportului: contractul (lit. b)) sau interesul legitim de a executa contractul încheiat cu firma pentru care lucrezi (lit. f)).
• Răspunsul la mesaje, apeluri și cereri „te sunăm noi”: demersuri la cererea ta (lit. b)) sau interesul legitim de a răspunde celor care ne contactează (lit. f)).
• Obligații legale (contabilitate, fiscalitate, vamă, arhivare): obligația legală (lit. c)).
• Securitatea site-ului (prevenirea abuzurilor, a mesajelor nesolicitate și a atacurilor, inclusiv verificarea anti-bot a formularelor): interesul legitim (lit. f)).
• Asistentul AI: demersuri la cererea ta (lit. b)) sau interesul legitim de a răspunde întrebărilor tale (lit. f)); cererea pregătită cu ajutorul lui pleacă spre echipă numai după ce o confirmi.
• Urmărirea cererii sau a transportului: demersuri la cererea ta ori executarea contractului (lit. b)) și interesul legitim de a arăta statusul doar persoanei îndreptățite (lit. f)).
• Statistica traficului: consimțământul tău (lit. a) GDPR și Legea nr. 506/2004), pe care îl poți retrage oricând din setările de cookie.
• Mesaje comerciale pe e-mail: doar cu consimțământul tău, dat separat, printr-o bifă nebifată în prealabil; te poți dezabona oricând.
• Recrutare: demersuri înainte de încheierea unui contract (lit. b)); păstrarea CV-ului pentru posturi viitoare, doar cu consimțământul tău (lit. a)).
• Apărarea drepturilor noastre în cazul unei reclamații sau al unui litigiu: interesul legitim (lit. f)).

Nu folosim o bifă de consimțământ pentru cererea de ofertă: îți răspundem pentru că ne-ai cerut-o. Datele marcate ca necesare în formulare sunt cele fără de care nu putem pregăti oferta sau nu te putem contacta.

4. Cui transmitem datele

• Partenerilor care execută transportul (transportatori, linii maritime, companii aeriene, operatori feroviari, agenți, depozite, comisionari vamali): doar datele necesare transportului, de exemplu adresele și persoanele de contact de la încărcare și descărcare. Acești parteneri sunt, de regulă, operatori independenți.
• Autorităților (autoritatea vamală, ANAF, alte autorități și instanțe), atunci când legea o cere.
• Consultanților noștri (contabilitate, avocați, auditori), ținuți de obligații de confidențialitate, atunci când este necesar.
• Furnizorilor de servicii digitale enumerați mai jos.

HONEXPRES rămâne operatorul datelor personale pe care le prelucrează pentru propriile servicii. Furnizorii de mai jos primesc datele numai în măsura necesară serviciului pe care îl prestează și acționează în rolurile stabilite prin contractele sau termenii lor: de regulă ca împuterniciți ai noștri, iar Google, pentru unele servicii, în nume propriu, potrivit termenilor Google.

• Cyber_Folks – furnizor de infrastructură și de găzduire și furnizor al serviciilor de e-mail ale HONEXPRES, cu care HONEXPRES are un contract direct. Prelucrează mesajele de e-mail trimise și primite prin adresele HONEXPRES, inclusiv e-mailurile automate trimise de site (adresele de e-mail, conținutul mesajelor și atașamentele), pentru funcționarea poștei electronice și pentru comunicarea cu tine.
• Astimp IT Solution SRL – furnizor contractual al infrastructurii de găzduire pentru site și aplicații, cu care HONEXPRES are un contract direct. Pe infrastructura pusă la dispoziție de acesta rulează site-ul, aplicațiile, interfața de programare (API), sistemul de administrare a conținutului și bazele de date, iar fișierele încărcate de utilizatori sunt păstrate în infrastructura de găzduire contractată de HONEXPRES. Astfel, datele descrise la secțiunea 2 sunt stocate și prelucrate tehnic pe această infrastructură, numai pentru funcționarea serviciilor noastre.
• Anthropic și OpenAI – furnizori de modele de inteligență artificială (AI). Datele trimise și furnizorul care le primește depind de funcția folosită: mesajele tale către asistentul AI, după mascarea automată a datelor personale recunoscute, merg la Anthropic și/sau la OpenAI (unul îl poate înlocui pe celălalt); la „Completează cu AI”, când funcția este activată și numai dacă ceri completarea, textul pe care îl scrii și conținutul documentelor pe care le atașezi merg numai la Anthropic, pentru a extrage informațiile transportului; pregătirea articolelor și traducerile folosesc numai Anthropic și nu primesc date ale vizitatorilor; dacă este pornită o opțiune de voce cu furnizor extern, sunetul mesajelor rostite este procesat de OpenAI. Nu toate datele sau documentele ajung la ambii furnizori. Potrivit termenilor comerciali ai acestor furnizori, datele trimise prin interfața lor de programare nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor; ei le pot păstra o perioadă limitată (de regulă până la 30 de zile) pentru securitate și prevenirea abuzurilor. Detalii: nota de transparență privind inteligența artificială.
• Cloudflare – verificarea anti-bot Turnstile a formularelor (adresa IP, tipul browserului și alte semnale tehnice trimise de browser, pentru a deosebi o persoană de un program automat) și, în măsura în care sunt activate pentru site, serviciile de livrare și protecție a traficului și de control al accesului echipei noastre.
• Google – (a) hărți și adrese (Google Maps Platform): textul pe care îl scrii în câmpurile de adresă și adresele rutei sunt trimise de serverul nostru la Google, pentru sugestii de adrese și calculul traseului, fără adresa ta IP și fără datele tale de contact; la apăsarea butonului „Verifică adresa cu Google”, adresa scrisă de tine este trimisă la Google pentru validare (Address Validation); harta Google încorporată se încarcă în browserul tău, deci Google primește adresa IP și cererile hărții, numai după ce apeși „Afișează harta Google”; (b) recenzii Google: serverul nostru citește recenziile publice, iar imaginile de profil ale autorilor se încarcă de la Google în browserul tău numai dacă ai acceptat cookie-urile; (c) YouTube: playerul se încarcă numai când apeși butonul de redare al unui videoclip; (d) Google Analytics 4: statistica traficului, numai cu acordul tău. Detalii în politica de cookies.
• Sentry (Functional Software, Inc.) – numai dacă este activat pe server: monitorizarea tehnică a erorilor serverului. Nu se încarcă în browserul tău. Primește tipul erorii, un mesaj curățat de adrese de e-mail, numere și identificatori, ruta tehnică și codul incidentului, fără conținutul formularelor sau al mesajelor, fără cookie-uri și fără adresa ta IP.

Nu vindem date personale și nu le folosim pentru a crea profiluri de marketing din mai multe surse.

5. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Pentru furnizarea serviciilor digitale, anumite date personale pot fi prelucrate de furnizori situați în afara Spațiului Economic European sau pot fi accesate din asemenea jurisdicții. Atunci când este aplicabil, transferurile se realizează în temeiul unei decizii de adecvare a Comisiei Europene, inclusiv Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor (EU–US Data Privacy Framework) pentru destinatarii certificați, sau în baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană, însoțite, după caz, de măsuri suplimentare de protecție.

Concret, pot ajunge în afara Spațiului Economic European, în special în Statele Unite, datele trimise furnizorilor de modele AI (Anthropic, OpenAI), Cloudflare, Google și, dacă este activat, Sentry. Pentru Anthropic, acordul de prelucrare a datelor, care face parte din termenii comerciali ai furnizorului, include clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană. Cloudflare, Google (Google LLC) și Sentry (Functional Software, Inc.) figurează în lista participanților la Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor, iar termenii lor de protecție a datelor prevăd clauze contractuale standard pentru situațiile în care certificarea nu se aplică. Pentru ceilalți furnizori se aplică, după caz, una dintre soluțiile din primul paragraf. Descrierea acestor soluții nu înseamnă că orice transfer este conform prin simplul fapt că ele există; poți cere informații despre garanțiile aplicate unui anumit transfer.

Când transportul are ca origine sau destinație o țară din afara Uniunii Europene, datele necesare transportului ajung, prin natura serviciului, la partenerii din acea țară (art. 49 alin. (1) lit. b) și c) GDPR). Poți cere detalii despre garanțiile aplicate la adresa de mai sus.

6. Cât timp păstrăm datele

• Cereri de ofertă care nu devin comenzi: 24 de luni de la ultima interacțiune, după care sunt șterse sau anonimizate.
• Documente atașate la cereri care nu devin comenzi: 12 luni de la ultima interacțiune.
• Comenzi, contracte, facturi și documente de transport: 10 ani de la încheierea exercițiului financiar în care au fost întocmite, conform legislației contabile și fiscale; documentele vamale, pe durata cerută de legislația vamală.
• Mesaje de contact, cereri „te sunăm noi” și corespondența care nu ține de o comandă: 12 luni de la ultimul mesaj.
• CV-uri și date ale candidaților: 6 luni de la încheierea selecției; mai mult doar cu acordul tău, cel mult 12 luni, cu posibilitatea de a-l reînnoi.
• Conversații cu asistentul AI: 30 de zile, dacă nu devin cerere de ofertă; cererea trimisă se păstrează ca orice cerere de ofertă. Jurnalele tehnice ale asistentului, cu datele personale mascate, se păstrează 12 luni.
• Rezultatul funcției „Completează cu AI” și fișierele încărcate și neatașate unei cereri trimise: cel mult 48 de ore.
• Jurnale tehnice și de securitate ale site-ului: cel mult 12 luni.
• Date de statistică a traficului: cel mult 14 luni de la colectare, în formă pseudonimă; identificatorul de statistică din browser expiră după 12 luni.
• Dovada alegerii privind cookie-urile: pe durata valabilității alegerii și încă 3 ani.
• Acordul pentru mesaje comerciale: până îl retragi; dovada acordului și a retragerii se păstrează încă 3 ani.

Dacă apare o reclamație sau un litigiu, păstrăm datele necesare până la soluționarea lui definitivă.

7. Drepturile tale

Ai dreptul de acces la date, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, de portabilitate, de opoziție (inclusiv la prelucrările bazate pe interes legitim și, oricând, la mesajele comerciale) și dreptul de a-ți retrage consimțământul, fără a afecta prelucrarea făcută înainte de retragere.

Ca să îți exerciți drepturile, scrie-ne la contact@honexpres.ro. Îți putem cere informații suplimentare ca să ne asigurăm că cererea vine de la tine. Îți răspundem în cel mult o lună de la primirea cererii; termenul se poate prelungi cu cel mult două luni, în condițiile GDPR, caz în care te anunțăm. Exercitarea drepturilor este gratuită.

Dacă ai consimțit la statistici, îți poți schimba alegerea oricând din setările de cookie, descrise în politica de cookies.

Dacă ești de părere că îți prelucrăm datele cu încălcarea legii, poți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro. Te rugăm să ne scrii mai întâi nouă, ca să putem rezolva situația.

8. Decizii automate

Nu luăm decizii cu efecte juridice sau cu efecte similare asupra ta exclusiv prin mijloace automate și nu creăm profiluri. Instrumentele automate de pe site (asistentul AI, completarea cererii din descrierea ta, calculatorul de încărcare) te ajută să pregătești cererea; oferta și orice confirmare vin de la un om.

9. Securitate

Folosim măsuri tehnice și organizatorice adecvate: conexiuni criptate, acces pe bază de roluri, verificarea antivirus a fișierelor încărcate, copii de siguranță și jurnale de acces. Conversațiile cu asistentul AI sunt păstrate criptat, iar în jurnale datele personale sunt mascate. Niciun sistem nu este complet lipsit de riscuri; dacă are loc un incident care îți poate afecta drepturile, te anunțăm conform legii.

10. Copii

Site-ul și serviciile Honexpres se adresează firmelor și persoanelor adulte. Nu colectăm cu bună știință date ale persoanelor sub 16 ani. Dacă afli că un minor ne-a trimis date, scrie-ne și le ștergem.

11. Cookie-uri

Ce cookie-uri și tehnologii similare folosim și cum îți dai sau îți retragi acordul afli în politica de cookies.

12. Modificări ale politicii

Actualizăm această politică atunci când se schimbă prelucrările sau legea. Versiunea publicată pe această pagină este cea în vigoare. Dacă o schimbare te afectează semnificativ, o anunțăm vizibil pe site și, dacă este nevoie de o nouă alegere privind cookie-urile, ți-o cerem din nou.

13. Contact

HONEXPRES SRL, Str. Alexandru Cazaban nr. 50, ap. 1, Oradea, județul Bihor, România. E-mail: contact@honexpres.ro. Program: luni–vineri, 09:00–16:00. Toate canalele de contact sunt pe pagina Contact.