Adatvédelmi tájékoztató

1. Ki felel az Ön adataiért

Az adatkezelő a HONEXPRES SRL, székhelye: Oradea, Str. Alexandru Cazaban nr. 50, ap. 1, Bihor megye, Románia, adószám (CUI): RO30456239, cégjegyzékszám: J05/1140/2012 (a továbbiakban: „Honexpres” vagy „mi”). Az adatokat az (EU) 2016/679 rendelet (GDPR), a 190/2018. sz. törvény és az 506/2004. sz. törvény szerint kezeljük.

Ha kérdése van az adataival kapcsolatban, vagy gyakorolni szeretné a jogait, írjon nekünk a contact@honexpres.ro címre, „Adatvédelem” megjelöléssel. A Honexpres jogszabály alapján nem köteles adatvédelmi tisztviselőt kijelölni, és nem is jelölt ki ilyet. A többi elérhetőségünk a Kapcsolat oldalon található.

2. Milyen adatokat kezelünk

• Ajánlatkérések, kapcsolatfelvételi üzenetek és „visszahívjuk Önt” kérések: az Ön neve, e-mail-címe, telefonszáma, cége, a cég adószáma és az Ön szerepköre, a szállítás adatai (a felrakodás és a kiszállítás települései és címei, az áru, a dátumok), az Ön által csatolt dokumentumok és a velünk váltott üzenetek.
• Ügyfelek és megrendelések: az ügyfelek kapcsolattartóinak, a címzetteknek, valamint a felrakodási és lerakodási helyeken lévő személyeknek a szállítás megszervezéséhez és teljesítéséhez szükséges adatai, továbbá a fuvarokmányokban és a számlákban szereplő adatok.
• Fuvarozók és partnerek: a kapcsolattartók adatai, valamint a szállítás teljesítéséhez a gépkocsivezetőnek és a járműnek a fuvarozó által közölt adatai.
• Pályázók: az önéletrajz és a többi adat, amelyet egy állás vagy együttműködés céljából e-mailben küld nekünk.
• E-mail, telefon és WhatsApp: az az e-mail-cím vagy telefonszám, amelyről megkeres minket, valamint az üzenetek tartalma. A telefonbeszélgetéseket nem rögzítjük. Ha WhatsAppon ír nekünk, az üzenetek a WhatsApp szolgáltatáson is áthaladnak, amelynek saját adatvédelmi tájékoztatója van.
• A weboldal használata: technikai és biztonsági naplók (IP-cím, a böngésző típusa, a megnyitott oldalak, hibák), valamint – kizárólag az Ön hozzájárulásával – álnevesített azonosítóhoz kapcsolt forgalmi statisztikai adatok.
• Az MI-asszisztens (HONEXPRES COPILOT): a beszélgetésben írt üzenetek, az asszisztens segítségével előkészített kérés adatai, és ha Ön azt kéri, hogy vegyük fel Önnel a kapcsolatot, az Ön által megadott elérhetőségi adatok. A beszélgetés névtelen, és nem kapcsolódik fiókhoz. Kérjük, csak a kéréshez szükséges adatokat írja le.
• A kérés kitöltése MI-vel („Kitöltés MI-vel”): az Ön által beírt szöveg, a csatolt dokumentumok (PDF, DOCX, XLSX, képek) és az űrlapon már megadott információk, a kapcsolattartási adatok nélkül. A kitöltés eredményét és a feltöltött, de el nem küldött kéréshez nem csatolt fájlokat legfeljebb 48 órán át őrizzük. Kérjük, ne csatoljon olyan dokumentumot, amely a szállításhoz nem szükséges személyes adatokat tartalmaz.
• Egy kérés vagy egy szállítás nyomon követése (Track & Trace): az Ön által megadott hivatkozási szám és e-mail-cím, amelyeket arra használunk, hogy biztonságos linket vagy ellenőrző kódot küldjünk Önnek. A szállítás nyomon követése csak ott jelenik meg, ahol rendelkezésre áll.
• My HONEXPRES (ügyfélportál): a portál előkészítés alatt áll. Amikor elérhetővé válik, kezelni fogjuk a fiók adatait (név, e-mail-cím, az Ön által képviselt cég), és ezt a tájékoztatót a portál megnyitása előtt kiegészítjük.
• Automatikus e-mailek: az Ön e-mail-címe és az üzenet tartalma, amikor elküldjük Önnek a kérés visszaigazolását, a nyomkövetési linket vagy kódot, illetve a kérésével összefüggő egyéb üzeneteket.

Az adatokat rendszerint közvetlenül Öntől kapjuk. A felrakodási és lerakodási helyeken lévő személyek adatait a szállítást megrendelő ügyfél vagy partner közli velünk; ha más személy adatait adja meg nekünk, kérjük, tájékoztassa őt erről a tájékoztatóról. Amikor egy cég részére ajánlatot készítünk, az adószám alapján ellenőrizhetjük a cég nyilvános adatait a nyilvános nyilvántartásokban (ANAF, VIES).

Különleges (érzékeny) adatokat – például egészségügyi adatokat – nem kérünk, és nincs is szükségünk rájuk. Kérjük, ne küldjön ilyeneket az űrlapokon, az MI-asszisztensen keresztül vagy a csatolt fájlokban.

3. Miért és milyen jogalapon kezeljük az adatokat

• Ajánlat készítése természetes személy részére: az Ön kérésére, a szerződés megkötését megelőzően tett lépések (a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja). Az ajánlatot kérő cég munkavállalói vagy képviselői esetében: a Honexpres és a cég jogos érdeke a kérés megválaszolásához (a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja).
• A szállítás megszervezése és teljesítése: a szerződés (b) pont) vagy az a jogos érdek, hogy teljesítsük az azzal a céggel kötött szerződést, amelynek Ön dolgozik (f) pont).
• Válasz az üzenetekre, a hívásokra és a „visszahívjuk Önt” kérésekre: az Ön kérésére tett lépések (b) pont) vagy az a jogos érdek, hogy válaszoljunk azoknak, akik megkeresnek minket (f) pont).
• Jogi kötelezettségek (számvitel, adózás, vám, irattározás): a jogi kötelezettség (c) pont).
• A weboldal biztonsága (a visszaélések, a kéretlen üzenetek és a támadások megelőzése, ideértve az űrlapok robotok elleni ellenőrzését is): a jogos érdek (f) pont).
• Az MI-asszisztens: az Ön kérésére tett lépések (b) pont) vagy az a jogos érdek, hogy válaszoljunk a kérdéseire (f) pont); az asszisztens segítségével előkészített kérés csak azután jut el a csapathoz, hogy Ön megerősítette.
• A kérés vagy a szállítás nyomon követése: az Ön kérésére tett lépések vagy a szerződés teljesítése (b) pont), valamint az a jogos érdek, hogy az állapotot csak az arra jogosult személynek mutassuk meg (f) pont).
• Forgalmi statisztika: az Ön hozzájárulása (a GDPR a) pontja és az 506/2004. sz. törvény), amelyet a sütibeállításokban bármikor visszavonhat.
• Kereskedelmi üzenetek e-mailben: kizárólag az Ön külön megadott hozzájárulásával, előre be nem jelölt jelölőnégyzet útján; bármikor leiratkozhat.
• Toborzás: a szerződés megkötését megelőző lépések (b) pont); az önéletrajz megőrzése későbbi állásokhoz kizárólag az Ön hozzájárulásával (a) pont).
• Jogaink védelme panasz vagy jogvita esetén: a jogos érdek (f) pont).

Az ajánlatkéréshez nem használunk hozzájárulási jelölőnégyzetet: azért válaszolunk Önnek, mert ezt kérte tőlünk. Az űrlapokon szükségesként megjelölt adatok azok, amelyek nélkül nem tudjuk elkészíteni az ajánlatot, vagy nem tudjuk felvenni Önnel a kapcsolatot.

4. Kinek továbbítjuk az adatokat

• A szállítást végrehajtó partnereknek (fuvarozók, hajózási társaságok, légitársaságok, vasúti üzemeltetők, ügynökök, raktárak, vámügynökök): csak a szállításhoz szükséges adatokat, például a felrakodási és lerakodási helyek címeit és kapcsolattartóit. Ezek a partnerek általában önálló adatkezelők.
• Hatóságoknak (a vámhatóság, az ANAF, más hatóságok és bíróságok), ha a jogszabály megköveteli.
• Tanácsadóinknak (könyvelés, ügyvédek, könyvvizsgálók), akiket titoktartási kötelezettség terhel, amennyiben ez szükséges.
• Az alább felsorolt digitális szolgáltatóknak.

A HONEXPRES marad az adatkezelője azoknak a személyes adatoknak, amelyeket saját szolgáltatásaihoz kezel. Az alábbi szolgáltatók az adatokat csak az általuk nyújtott szolgáltatáshoz szükséges mértékben kapják meg, és a szerződéseikben vagy feltételeikben meghatározott szerepekben járnak el: általában adatfeldolgozóinkként, a Google pedig egyes szolgáltatásoknál saját nevében, a Google feltételei szerint.

• Cyber_Folks – infrastruktúra- és tárhelyszolgáltató, valamint a HONEXPRES e-mail-szolgáltatásainak szolgáltatója, amellyel a HONEXPRES közvetlen szerződést kötött. Kezeli a HONEXPRES címein küldött és fogadott e-maileket, beleértve a weboldal által küldött automatikus e-maileket (e-mail-címek, az üzenetek tartalma és a mellékletek), az elektronikus levelezés működéséhez és az Önnel való kapcsolattartáshoz.
• Astimp IT Solution SRL – a weboldal és az alkalmazások tárhely-infrastruktúrájának szerződéses szolgáltatója, amellyel a HONEXPRES közvetlen szerződést kötött. Az általa biztosított infrastruktúrán fut a weboldal, az alkalmazások, a programozási felület (API), a tartalomkezelő rendszer és az adatbázisok, a felhasználók által feltöltött fájlokat pedig a HONEXPRES által szerződésben igénybe vett tárhely-infrastruktúrában őrizzük. A 2. pontban leírt adatokat tehát ezen az infrastruktúrán tároljuk és technikailag ezen kezeljük, kizárólag szolgáltatásaink működtetéséhez.
• Anthropic és OpenAI – mesterségesintelligencia- (MI-) modellek szolgáltatói. Hogy milyen adatok kerülnek elküldésre, és melyik szolgáltató kapja meg őket, az igénybe vett funkciótól függ: az MI-asszisztensnek írt üzenetei a felismert személyes adatok automatikus elfedése után az Anthropichoz és/vagy az OpenAI-hoz kerülnek (az egyik helyettesítheti a másikat); a „Kitöltés MI-vel” funkciónál, ha a funkció be van kapcsolva és csak akkor, ha Ön kéri a kitöltést, az Ön által írt szöveg és a csatolt dokumentumok tartalma kizárólag az Anthropichoz kerül, a szállítás adatainak kinyerésére; a cikkek előkészítése és a fordítások kizárólag az Anthropicot használják, és nem kapnak látogatói adatokat; ha külső szolgáltatóval működő hangos opció be van kapcsolva, a kimondott üzenetek hangját az OpenAI dolgozza fel. Nem minden adat vagy dokumentum jut el mindkét szolgáltatóhoz. E szolgáltatók üzleti feltételei szerint a programozási felületükön keresztül küldött adatokat nem használják a modellek betanítására; korlátozott ideig (általában legfeljebb 30 napig) biztonsági és visszaélés-megelőzési célból megőrizhetik azokat. Részletek: a mesterséges intelligenciáról szóló átláthatósági tájékoztató.
• Cloudflare – az űrlapok Turnstile robotellenes ellenőrzése (az IP-cím, a böngésző típusa és a böngésző által küldött egyéb technikai jelek, hogy különbséget lehessen tenni ember és automatikus program között), valamint, amennyiben a weboldalhoz be vannak kapcsolva, a forgalom kézbesítésének és védelmének, továbbá csapatunk hozzáférés-ellenőrzésének szolgáltatásai.
• Google – (a) térképek és címek (Google Maps Platform): a címmezőkbe beírt szöveget és az útvonal címeit szerverünk küldi el a Google-nak címjavaslatok és az útvonal kiszámítása céljából, az Ön IP-címe és kapcsolattartási adatai nélkül; ha Ön a „Cím ellenőrzése a Google-lal” gombra kattint, az Ön által beírt címet elküldjük a Google-nak érvényesítésre (Address Validation); a beágyazott Google-térkép az Ön böngészőjében töltődik be, így a Google megkapja az IP-címet és a térkép kéréseit, csak azután, hogy Ön a „Google-térkép megjelenítése” gombra kattint; (b) Google-értékelések: szerverünk beolvassa a nyilvános értékeléseket, a szerzők profilképei pedig csak akkor töltődnek be a Google-tól az Ön böngészőjébe, ha elfogadta a sütiket; (c) YouTube: a lejátszó csak akkor töltődik be, ha Ön egy videó lejátszás gombjára kattint; (d) Google Analytics 4: forgalmi statisztika, csak az Ön hozzájárulásával. Részletek a sütiszabályzatban.
• Sentry (Functional Software, Inc.) – csak akkor, ha a szerveren be van kapcsolva: a szerverhibák technikai megfigyelése. Nem töltődik be az Ön böngészőjében. Megkapja a hiba típusát, az e-mail-címektől, számoktól és azonosítóktól megtisztított üzenetet, a technikai útvonalat és az incidens kódját, az űrlapok vagy üzenetek tartalma, sütik és az Ön IP-címe nélkül.

Nem adunk el személyes adatokat, és nem használjuk fel őket több forrásból összeállított marketingprofilok létrehozására.

5. Továbbítás az Európai Gazdasági Térségen kívülre

A digitális szolgáltatások nyújtása érdekében bizonyos személyes adatokat az Európai Gazdasági Térségen kívül található szolgáltatók kezelhetnek, vagy ilyen joghatóságokból hozzáférhetők lehetnek. Adott esetben a továbbítások az Európai Bizottság megfelelőségi határozata alapján történnek, ideértve a tanúsított címzettekre vonatkozó EU–USA adatvédelmi keretrendszert (EU–US Data Privacy Framework), vagy az Európai Bizottság által jóváhagyott általános szerződési feltételek alapján, szükség esetén kiegészítő védelmi intézkedésekkel.

Konkrétan az MI-modellek szolgáltatóinak (Anthropic, OpenAI), a Cloudflare-nek, a Google-nak és – ha be van kapcsolva – a Sentrynek küldött adatok az Európai Gazdasági Térségen kívülre, különösen az Egyesült Államokba juthatnak. Az Anthropic esetében a szolgáltató üzleti feltételeinek részét képező adatfeldolgozási megállapodás tartalmazza az Európai Bizottság által jóváhagyott általános szerződési feltételeket. A Cloudflare, a Google (Google LLC) és a Sentry (Functional Software, Inc.) szerepel az EU–USA adatvédelmi keretrendszer résztvevőinek listáján, adatvédelmi feltételeik pedig általános szerződési feltételeket írnak elő arra az esetre, ha a tanúsítás nem alkalmazható. A többi szolgáltatóra esetenként az első bekezdés megoldásainak egyike vonatkozik. E megoldások leírása nem jelenti azt, hogy minden továbbítás pusztán azért megfelelő, mert ezek léteznek; kérhet tájékoztatást egy adott továbbításra alkalmazott garanciákról.

Ha a szállítás kiindulási vagy célállomása az Európai Unión kívüli ország, a szállításhoz szükséges adatok a szolgáltatás természetéből adódóan eljutnak az adott ország partnereihez (GDPR 49. cikk (1) bekezdés b) és c) pont). A fenti címen részletes tájékoztatást kérhet az alkalmazott garanciákról.

6. Meddig őrizzük meg az adatokat

• Megrendeléssé nem váló ajánlatkérések: az utolsó interakciótól számított 24 hónap, ezt követően töröljük vagy anonimizáljuk őket.
• Megrendeléssé nem váló kérésekhez csatolt dokumentumok: az utolsó interakciótól számított 12 hónap.
• Megrendelések, szerződések, számlák és fuvarokmányok: a kiállításuk szerinti pénzügyi év lezárásától számított 10 év, a számviteli és adójogszabályok szerint; a vámokmányok a vámjogszabályok által megkövetelt ideig.
• Kapcsolatfelvételi üzenetek, „visszahívjuk Önt” kérések és a megrendeléshez nem kapcsolódó levelezés: az utolsó üzenettől számított 12 hónap.
• Önéletrajzok és a pályázók adatai: a kiválasztás lezárásától számított 6 hónap; ennél tovább csak az Ön hozzájárulásával, legfeljebb 12 hónapig, a hozzájárulás megújításának lehetőségével.
• Az MI-asszisztenssel folytatott beszélgetések: 30 nap, ha nem válnak ajánlatkéréssé; az elküldött kérést ugyanúgy őrizzük meg, mint bármely ajánlatkérést. Az asszisztens technikai naplóit, a személyes adatok kitakarásával, 12 hónapig őrizzük meg.
• A „Kitöltés MI-vel” funkció eredménye és a feltöltött, de el nem küldött kéréshez nem csatolt fájlok: legfeljebb 48 óra.
• A weboldal technikai és biztonsági naplói: legfeljebb 12 hónap.
• Forgalmi statisztikai adatok: a gyűjtéstől számított legfeljebb 14 hónap, álnevesített formában; a böngészőben tárolt statisztikai azonosító 12 hónap után lejár.
• A sütikkel kapcsolatos választás igazolása: a választás érvényességének idejére és további 3 évig.
• A kereskedelmi üzenetekhez adott hozzájárulás: amíg vissza nem vonja; a hozzájárulás és a visszavonás igazolását további 3 évig őrizzük meg.

Ha panasz vagy jogvita merül fel, a szükséges adatokat annak végleges lezárásáig megőrizzük.

7. Az Ön jogai

Önt megilleti az adatokhoz való hozzáférés, a helyesbítés, a törlés, az adatkezelés korlátozása, az adathordozhatóság és a tiltakozás joga (ideértve a jogos érdeken alapuló adatkezelésekkel szembeni, valamint – bármikor – a kereskedelmi üzenetekkel szembeni tiltakozást), továbbá az a jog, hogy visszavonja a hozzájárulását, anélkül hogy ez érintené a visszavonás előtt végzett adatkezelést.

Jogai gyakorlásához írjon nekünk a contact@honexpres.ro címre. További információkat kérhetünk Öntől, hogy meggyőződjünk arról, hogy a kérelem Öntől származik. A kérelem beérkezésétől számított legfeljebb egy hónapon belül válaszolunk; a határidő a GDPR-ban foglalt feltételekkel legfeljebb két hónappal meghosszabbítható, erről ebben az esetben értesítjük Önt. A jogok gyakorlása díjmentes.

Ha hozzájárult a statisztikákhoz, választását bármikor módosíthatja a sütibeállításokban, amelyeket a sütiszabályzat ismertet.

Ha úgy véli, hogy adatait jogsértő módon kezeljük, panaszt tehet az Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP; a személyes adatok kezelését felügyelő román nemzeti hatóság) előtt: www.dataprotection.ro. Kérjük, először nekünk írjon, hogy megoldhassuk a helyzetet.

8. Automatizált döntések

Nem hozunk kizárólag automatizált eszközökkel olyan döntést, amely Önre nézve joghatással vagy hasonló hatással jár, és nem végzünk profilalkotást. A weboldal automatizált eszközei (az MI-asszisztens, a kérés kitöltése az Ön leírásából, a rakománykalkulátor) a kérés előkészítésében segítik Önt; az ajánlat és minden visszaigazolás embertől származik.

9. Biztonság

Megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk: titkosított kapcsolatok, szerepkörön alapuló hozzáférés, a feltöltött fájlok vírusellenőrzése, biztonsági mentések és hozzáférési naplók. Az MI-asszisztenssel folytatott beszélgetéseket titkosítva őrizzük meg, a naplókban pedig a személyes adatok ki vannak takarva. Egyetlen rendszer sem teljesen kockázatmentes; ha olyan incidens történik, amely érintheti az Ön jogait, a törvény szerint értesítjük Önt.

10. Gyermekek

A Honexpres weboldala és szolgáltatásai cégeknek és felnőtt személyeknek szólnak. Tudatosan nem gyűjtjük 16 év alatti személyek adatait. Ha tudomására jut, hogy egy kiskorú adatokat küldött nekünk, írjon nekünk, és töröljük őket.

11. Sütik

Azt, hogy milyen sütiket és hasonló technológiákat használunk, és hogyan adhatja meg vagy vonhatja vissza a hozzájárulását, a sütiszabályzatból tudhatja meg.

12. A tájékoztató módosításai

Ezt a tájékoztatót frissítjük, ha az adatkezelések vagy a jogszabályok megváltoznak. Az ezen az oldalon közzétett változat a hatályos változat. Ha egy változás jelentősen érinti Önt, azt a weboldalon jól láthatóan közöljük, és ha a sütikkel kapcsolatban új választásra van szükség, azt ismét kérjük Öntől.

13. Kapcsolat

HONEXPRES SRL, Str. Alexandru Cazaban nr. 50, ap. 1, Oradea, Bihor megye, Románia. E-mail: contact@honexpres.ro. Nyitvatartás: hétfő–péntek, 09:00–16:00. Minden kapcsolatfelvételi csatorna megtalálható a Kapcsolat oldalon.