Informativa sulla privacy

1. Chi è responsabile dei tuoi dati

Il titolare del trattamento è HONEXPRES SRL, con sede a Oradea, Str. Alexandru Cazaban nr. 50, ap. 1, distretto di Bihor, Romania, codice unico di registrazione (CUI) RO30456239, Registro del commercio J05/1140/2012 (di seguito “Honexpres” o “noi”). Trattiamo i dati in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), alla legge rumena n. 190/2018 e alla legge rumena n. 506/2004.

Per qualsiasi domanda sui tuoi dati o per esercitare i tuoi diritti, scrivici a contact@honexpres.ro, con l’indicazione “Protezione dei dati”. Honexpres non ha l’obbligo legale di designare un responsabile della protezione dei dati e non ne ha designato uno. Gli altri recapiti si trovano nella pagina Contatti.

2. Quali dati trattiamo

• Richieste di preventivo, messaggi di contatto e richieste “ti richiamiamo noi”: il nome, l’e-mail, il telefono, l’azienda, il codice fiscale dell’azienda e il tuo ruolo, i dati del trasporto (località e indirizzi di carico e di consegna, merce, date), i documenti che alleghi e i messaggi scambiati con noi.
• Clienti e ordini: i dati delle persone di contatto dei clienti, dei destinatari e delle persone presenti nei luoghi di carico e scarico, necessari per organizzare ed eseguire il trasporto, nonché i dati contenuti nei documenti di trasporto e nelle fatture.
• Vettori e partner: i dati delle persone di contatto e, per l’esecuzione del trasporto, i dati dell’autista e del veicolo comunicati dal vettore.
• Candidati: il CV e gli altri dati che ci invii per e-mail per una posizione o una collaborazione.
• E-mail, telefono e WhatsApp: l’indirizzo e-mail o il numero di telefono da cui ci contatti e il contenuto dei messaggi. Non registriamo le conversazioni telefoniche. Quando ci scrivi su WhatsApp, i messaggi passano anche attraverso il servizio WhatsApp, che ha una propria informativa sulla privacy.
• Utilizzo del sito: log tecnici e di sicurezza (indirizzo IP, tipo di browser, pagine visitate, errori) e, solo con il tuo consenso, dati statistici sul traffico, collegati a un identificativo pseudonimo.
• L’assistente IA (HONEXPRES COPILOT): i messaggi scritti nella conversazione, i dati della richiesta preparata con il suo aiuto e, se chiedi di essere contattato, i recapiti che lasci. La conversazione è anonima e non è collegata a un account. Ti chiediamo di scrivere solo i dati necessari alla richiesta.
• Compilazione della richiesta con l’IA (“Compila con l’IA”): il testo che scrivi, i documenti che alleghi (PDF, DOCX, XLSX, immagini) e le informazioni già inserite nel modulo, senza i dati di contatto. Il risultato della compilazione e i file caricati ma non allegati a una richiesta inviata sono conservati per non oltre 48 ore. Ti preghiamo di non allegare documenti con dati personali non necessari al trasporto.
• Tracciamento di una richiesta o di un trasporto (Track & Trace): il riferimento e l’indirizzo e-mail che inserisci, utilizzati per inviarti un link sicuro o un codice di verifica. Il tracciamento del trasporto è mostrato solo dove è disponibile.
• My HONEXPRES (il portale clienti): il portale è in preparazione. Quando sarà disponibile, tratteremo i dati dell’account (nome, e-mail, azienda che rappresenti) e integreremo questa informativa prima della sua apertura.
• E-mail automatiche: il tuo indirizzo e-mail e il contenuto del messaggio, quando ti inviamo la conferma della richiesta, il link o il codice di tracciamento oppure altri messaggi relativi alla tua richiesta.

Di norma riceviamo i dati direttamente da te. I dati delle persone presenti nei luoghi di carico e scarico ci vengono comunicati dal cliente o dal partner che ordina il trasporto; se ci fornisci i dati di un’altra persona, ti chiediamo di informarla di questa informativa. Nel preparare un preventivo per un’azienda possiamo verificare i dati pubblici dell’azienda, in base al codice fiscale, nei registri pubblici (ANAF, VIES).

Non chiediamo dati sensibili e non ne abbiamo bisogno (ad esempio dati relativi alla salute). Ti chiediamo di non inviarli tramite i moduli, tramite l’assistente IA o nei file allegati.

3. Perché trattiamo i dati e su quale base giuridica

• Preparazione del preventivo per una persona fisica: misure adottate su tua richiesta prima della conclusione di un contratto (art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR). Per i dipendenti o i rappresentanti di un’azienda che richiede il preventivo: il legittimo interesse di Honexpres e dell’azienda a rispondere alla richiesta (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR).
• Organizzazione ed esecuzione del trasporto: il contratto (lett. b)) o il legittimo interesse a eseguire il contratto concluso con l’azienda per cui lavori (lett. f)).
• Risposta a messaggi, chiamate e richieste “ti richiamiamo noi”: misure adottate su tua richiesta (lett. b)) o il legittimo interesse a rispondere a chi ci contatta (lett. f)).
• Obblighi di legge (contabilità, fisco, dogana, archiviazione): l’obbligo legale (lett. c)).
• Sicurezza del sito (prevenzione degli abusi, dei messaggi indesiderati e degli attacchi, compresa la verifica anti-bot dei moduli): il legittimo interesse (lett. f)).
• L’assistente IA: misure adottate su tua richiesta (lett. b)) o il legittimo interesse a rispondere alle tue domande (lett. f)); la richiesta preparata con il suo aiuto viene inoltrata al team solo dopo la tua conferma.
• Tracciamento della richiesta o del trasporto: misure adottate su tua richiesta oppure esecuzione del contratto (lett. b)) e il legittimo interesse a mostrare lo stato solo alla persona che ne ha diritto (lett. f)).
• Statistiche sul traffico: il tuo consenso (lett. a) del GDPR e legge rumena n. 506/2004), che puoi revocare in qualsiasi momento dalle impostazioni dei cookie.
• Messaggi commerciali via e-mail: solo con il tuo consenso, espresso separatamente, tramite una casella non preselezionata; puoi annullare l’iscrizione in qualsiasi momento.
• Selezione del personale: misure adottate prima della conclusione di un contratto (lett. b)); conservazione del CV per posizioni future, solo con il tuo consenso (lett. a)).
• Difesa dei nostri diritti in caso di reclamo o di controversia: il legittimo interesse (lett. f)).

Non usiamo una casella di consenso per la richiesta di preventivo: ti rispondiamo perché ce lo hai chiesto tu. I dati contrassegnati come necessari nei moduli sono quelli senza i quali non possiamo preparare il preventivo o non possiamo contattarti.

4. A chi trasmettiamo i dati

• Ai partner che eseguono il trasporto (vettori, compagnie di navigazione, compagnie aeree, operatori ferroviari, agenti, magazzini, spedizionieri doganali): solo i dati necessari al trasporto, ad esempio gli indirizzi e le persone di contatto al carico e allo scarico. Questi partner sono, di regola, titolari autonomi.
• Alle autorità (l’autorità doganale, l’ANAF, altre autorità e tribunali), quando la legge lo richiede.
• Ai nostri consulenti (contabilità, avvocati, revisori), tenuti agli obblighi di riservatezza, quando è necessario.
• Ai fornitori di servizi digitali elencati di seguito.

HONEXPRES resta il titolare dei dati personali che tratta per i propri servizi. I fornitori indicati di seguito ricevono i dati solo nella misura necessaria al servizio che prestano e agiscono nei ruoli stabiliti dai loro contratti o termini: di regola come nostri responsabili del trattamento e, per alcuni servizi, Google in nome proprio, secondo i termini di Google.

• Cyber_Folks – fornitore di infrastruttura e di hosting e fornitore dei servizi di posta elettronica di HONEXPRES, con il quale HONEXPRES ha un contratto diretto. Tratta i messaggi di posta elettronica inviati e ricevuti tramite gli indirizzi di HONEXPRES, comprese le e-mail automatiche inviate dal sito (indirizzi e-mail, contenuto dei messaggi e allegati), per il funzionamento della posta elettronica e per la comunicazione con te.
• Astimp IT Solution SRL – fornitore contrattuale dell’infrastruttura di hosting per il sito e per le applicazioni, con il quale HONEXPRES ha un contratto diretto. Sull’infrastruttura messa a disposizione da questo fornitore funzionano il sito, le applicazioni, l’interfaccia di programmazione (API), il sistema di gestione dei contenuti e i database, e i file caricati dagli utenti sono conservati nell’infrastruttura di hosting contrattata da HONEXPRES. I dati descritti nella sezione 2 sono quindi conservati e trattati tecnicamente su questa infrastruttura, solo per il funzionamento dei nostri servizi.
• Anthropic e OpenAI – fornitori di modelli di intelligenza artificiale (IA). I dati inviati e il fornitore che li riceve dipendono dalla funzione utilizzata: i tuoi messaggi all’assistente IA, dopo il mascheramento automatico dei dati personali riconosciuti, vanno ad Anthropic e/o a OpenAI (uno può sostituire l’altro); con “Compila con l’IA”, quando la funzione è attiva e solo se richiedi la compilazione, il testo che scrivi e il contenuto dei documenti che alleghi vanno soltanto ad Anthropic, per estrarre le informazioni del trasporto; la preparazione degli articoli e le traduzioni usano soltanto Anthropic e non ricevono dati dei visitatori; se è attivata un’opzione vocale con un fornitore esterno, l’audio dei messaggi pronunciati è trattato da OpenAI. Non tutti i dati o documenti arrivano a entrambi i fornitori. Secondo i termini commerciali di questi fornitori, i dati inviati tramite la loro interfaccia di programmazione non sono usati per addestrare i modelli; possono conservarli per un periodo limitato (di regola fino a 30 giorni) per sicurezza e prevenzione degli abusi. Dettagli: nota di trasparenza sull’intelligenza artificiale.
• Cloudflare – la verifica anti-bot Turnstile dei moduli (l’indirizzo IP, il tipo di browser e altri segnali tecnici inviati dal browser, per distinguere una persona da un programma automatico) e, nella misura in cui sono attivati per il sito, i servizi di distribuzione e protezione del traffico e di controllo degli accessi del nostro team.
• Google – (a) mappe e indirizzi (Google Maps Platform): il testo che scrivi nei campi dell’indirizzo e gli indirizzi del percorso sono inviati dal nostro server a Google, per i suggerimenti di indirizzi e il calcolo del percorso, senza il tuo indirizzo IP e senza i tuoi dati di contatto; quando premi “Verifica l’indirizzo con Google”, l’indirizzo che hai scritto è inviato a Google per la validazione (Address Validation); la mappa Google incorporata si carica nel tuo browser, quindi Google riceve l’indirizzo IP e le richieste della mappa, solo dopo che premi “Mostra la mappa Google”; (b) recensioni Google: il nostro server legge le recensioni pubbliche e le immagini del profilo degli autori si caricano da Google nel tuo browser solo se hai accettato i cookie; (c) YouTube: il player si carica solo quando premi il pulsante di riproduzione di un video; (d) Google Analytics 4: statistiche del traffico, solo con il tuo consenso. Dettagli nella politica sui cookie.
• Sentry (Functional Software, Inc.) – solo se è attivato sul server: monitoraggio tecnico degli errori del server. Non si carica nel tuo browser. Riceve il tipo di errore, un messaggio ripulito da indirizzi e-mail, numeri e identificatori, il percorso tecnico e il codice dell’incidente, senza il contenuto di moduli o messaggi, senza cookie e senza il tuo indirizzo IP.

Non vendiamo dati personali e non li usiamo per creare profili di marketing a partire da più fonti.

5. Trasferimenti al di fuori dello Spazio economico europeo

Per fornire servizi digitali, alcuni dati personali possono essere trattati da fornitori situati al di fuori dello Spazio economico europeo o possono essere consultati da tali giurisdizioni. Quando applicabile, i trasferimenti avvengono sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea, compreso il quadro UE-USA per la protezione dei dati (EU–US Data Privacy Framework) per i destinatari certificati, oppure sulla base delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea, accompagnate, se del caso, da misure di protezione supplementari.

In concreto, i dati inviati ai fornitori di modelli di IA (Anthropic, OpenAI), a Cloudflare, a Google e, se attivato, a Sentry possono arrivare al di fuori dello Spazio economico europeo, in particolare negli Stati Uniti. Per Anthropic, l’accordo sul trattamento dei dati, che fa parte dei termini commerciali del fornitore, include le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea. Cloudflare, Google (Google LLC) e Sentry (Functional Software, Inc.) figurano nell’elenco dei partecipanti al quadro UE-USA per la protezione dei dati, e i loro termini sulla protezione dei dati prevedono clausole contrattuali tipo per i casi in cui la certificazione non si applica. Per gli altri fornitori si applica, a seconda dei casi, una delle soluzioni del primo paragrafo. La descrizione di queste soluzioni non significa che ogni trasferimento sia conforme per il solo fatto che esistono; puoi chiedere informazioni sulle garanzie applicate a un determinato trasferimento.

Quando il trasporto ha origine o destinazione in un paese al di fuori dell’Unione europea, i dati necessari al trasporto arrivano, per la natura del servizio, ai partner di quel paese (art. 49, par. 1, lett. b) e c) GDPR). Puoi chiedere dettagli sulle garanzie applicate all’indirizzo indicato sopra.

6. Per quanto tempo conserviamo i dati

• Richieste di preventivo che non diventano ordini: 24 mesi dall’ultima interazione, dopodiché vengono cancellate o anonimizzate.
• Documenti allegati a richieste che non diventano ordini: 12 mesi dall’ultima interazione.
• Ordini, contratti, fatture e documenti di trasporto: 10 anni dalla chiusura dell’esercizio finanziario in cui sono stati redatti, secondo la normativa contabile e fiscale; i documenti doganali, per la durata richiesta dalla normativa doganale.
• Messaggi di contatto, richieste “ti richiamiamo noi” e corrispondenza non relativa a un ordine: 12 mesi dall’ultimo messaggio.
• CV e dati dei candidati: 6 mesi dalla conclusione della selezione; più a lungo solo con il tuo consenso, al massimo 12 mesi, con la possibilità di rinnovarlo.
• Conversazioni con l’assistente IA: 30 giorni, se non diventano una richiesta di preventivo; la richiesta inviata viene conservata come qualsiasi richiesta di preventivo. I log tecnici dell’assistente, con i dati personali mascherati, vengono conservati per 12 mesi.
• Il risultato della funzione “Compila con l’IA” e i file caricati ma non allegati a una richiesta inviata: non oltre 48 ore.
• Log tecnici e di sicurezza del sito: al massimo 12 mesi.
• Dati statistici sul traffico: al massimo 14 mesi dalla raccolta, in forma pseudonima; l’identificativo statistico del browser scade dopo 12 mesi.
• Prova della scelta relativa ai cookie: per la durata di validità della scelta e per altri 3 anni.
• Consenso ai messaggi commerciali: finché non lo revochi; la prova del consenso e della revoca viene conservata per altri 3 anni.

Se sorge un reclamo o una controversia, conserviamo i dati necessari fino alla sua definizione definitiva.

7. I tuoi diritti

Hai il diritto di accesso ai dati, di rettifica, di cancellazione, di limitazione del trattamento, alla portabilità, di opposizione (anche ai trattamenti basati sul legittimo interesse e, in qualsiasi momento, ai messaggi commerciali) e il diritto di revocare il consenso, senza pregiudicare il trattamento effettuato prima della revoca.

Per esercitare i tuoi diritti, scrivici a contact@honexpres.ro. Possiamo chiederti informazioni aggiuntive per assicurarci che la richiesta provenga da te. Ti rispondiamo entro un mese al massimo dal ricevimento della richiesta; il termine può essere prorogato di due mesi al massimo, alle condizioni previste dal GDPR, e in tal caso ti avvisiamo. L’esercizio dei diritti è gratuito.

Se hai acconsentito alle statistiche, puoi modificare la tua scelta in qualsiasi momento dalle impostazioni dei cookie, descritte nella cookie policy.

Se ritieni che trattiamo i tuoi dati in violazione della legge, puoi presentare un reclamo all’Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, l’autorità nazionale rumena di controllo del trattamento dei dati personali), www.dataprotection.ro. Ti chiediamo di scrivere prima a noi, così da poter risolvere la situazione.

8. Decisioni automatizzate

Non adottiamo decisioni con effetti giuridici o con effetti analoghi su di te esclusivamente con mezzi automatizzati e non creiamo profili. Gli strumenti automatici del sito (l’assistente IA, la compilazione della richiesta a partire dalla tua descrizione, il calcolatore di carico) ti aiutano a preparare la richiesta; il preventivo e qualsiasi conferma provengono da una persona.

9. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate: connessioni cifrate, accesso basato sui ruoli, verifica antivirus dei file caricati, copie di sicurezza e log degli accessi. Le conversazioni con l’assistente IA sono conservate in forma cifrata e nei log i dati personali sono mascherati. Nessun sistema è del tutto privo di rischi; se si verifica un incidente che può incidere sui tuoi diritti, ti avvisiamo secondo la legge.

10. Minori

Il sito e i servizi Honexpres si rivolgono alle aziende e alle persone adulte. Non raccogliamo consapevolmente dati di persone di età inferiore a 16 anni. Se vieni a sapere che un minore ci ha inviato dati, scrivici e li cancelliamo.

11. Cookie

Quali cookie e tecnologie simili utilizziamo e come dai o revochi il tuo consenso lo trovi nella cookie policy.

12. Modifiche all’informativa

Aggiorniamo questa informativa quando cambiano i trattamenti o la legge. La versione pubblicata in questa pagina è quella in vigore. Se una modifica ti riguarda in modo significativo, la segnaliamo in modo visibile sul sito e, se è necessaria una nuova scelta relativa ai cookie, te la chiediamo di nuovo.

13. Contatti

HONEXPRES SRL, Str. Alexandru Cazaban nr. 50, ap. 1, Oradea, distretto di Bihor, Romania. E-mail: contact@honexpres.ro. Orario: lunedì–venerdì, 09:00–16:00. Tutti i canali di contatto si trovano nella pagina Contatti.