Il foglio di viaggio nel trasporto: guida completa alla compilazione corretta, alla fiscalità e al controllo dei costi

Il foglio di viaggio non è soltanto un pezzo di carta compilato per essere messo agli atti. Per qualsiasi impresa che utilizzi automobili, furgoni o camion nell'attività quotidiana, è un documento che porta ordine e controllo.

Vi aiuta a giustificare gli spostamenti e a dimostrare con chiarezza che il veicolo è stato utilizzato nell'interesse dell'impresa. È utile anche sotto il profilo fiscale, soprattutto quando si parla di spese per il carburante, le riparazioni, la manutenzione o altri costi auto. Inoltre, vi offre un quadro più chiaro del consumo di carburante, perché potete confrontare i chilometri percorsi con i rifornimenti e con la norma di consumo.

Il foglio di viaggio vi aiuta anche nell'organizzazione delle corse. Vedete più facilmente quali percorsi sono stati effettuati, dove compaiono chilometri inutili e come la flotta può essere utilizzata in modo più efficiente. E in caso di controllo, un foglio di viaggio compilato correttamente può fare la differenza, perché riunisce in un unico luogo le informazioni importanti: il conducente, il veicolo, il percorso, lo scopo dello spostamento e i documenti associati alla corsa.

Indice

• Che cos'è il foglio di viaggio e perché è importante
• Il foglio di viaggio è obbligatorio?
• Chi compila il foglio di viaggio
• Che cosa deve contenere un foglio di viaggio
• Come si compila correttamente il foglio di viaggio
• Modello pratico di compilazione
• Il foglio di viaggio e il carburante
• Il foglio di viaggio non è CMR, bolla di accompagnamento o rapporto del tachigrafo
• Errori frequenti nel foglio di viaggio
• Foglio di viaggio cartaceo o digitale?
• Come il foglio di viaggio vi aiuta a ridurre i costi di trasporto
• Per quanto tempo vanno conservati i fogli di viaggio
• Come dovrebbe presentarsi una buona procedura interna
• Il foglio di viaggio per i clienti del trasporto
• Il foglio di viaggio non è burocrazia, è controllo
• Domande frequenti sul foglio di viaggio
  • Che cos'è il foglio di viaggio?
  • Che cosa deve contenere obbligatoriamente?
  • Chi compila il foglio di viaggio?
  • Il foglio di viaggio sostituisce la CMR?
  • È sufficiente il GPS al posto del foglio di viaggio?
  • Occorre consultare il commercialista?
  • Il foglio di viaggio è obbligatorio per le PFA?
  • Si può tenere il foglio di viaggio in Excel?
  • Per quanto tempo si conserva il foglio di viaggio?
  • Che cosa succede se non si ha il foglio di viaggio?

Che cos'è il foglio di viaggio e perché è importante

Il foglio di viaggio è il documento con il quale un'impresa tiene traccia dell'utilizzo di un veicolo: chi lo ha guidato, dove è andato, perché è andato, quanti chilometri ha percorso, quanto carburante ha consumato e quale corsa o attività è stata svolta. In breve, è il diario della corsa.

Sembra un documento banale, ma nel trasporto e nella logistica ha due grandi funzioni. La prima è fiscale: vi aiuta a giustificare l'utilizzo del veicolo nell'interesse dell'impresa e a sostenere in contabilità le spese auto. La seconda è operativa: vi aiuta a vedere se la flotta è utilizzata in modo efficiente, se i percorsi sono logici, se vi sono consumi insoliti e se i conducenti rispettano le corse pianificate.

In Romania, il tema del foglio di viaggio emerge soprattutto in materia di deducibilità. Il Codice fiscale romeno (Codul fiscal) limita al 50% determinate spese relative ai veicoli stradali a motore che non sono utilizzati esclusivamente ai fini dell'attività economica, per i veicoli con massa totale massima autorizzata fino a 3.500 kg e al massimo 9 posti a sedere, compreso quello del conducente. Per l'utilizzo esclusivamente economico, il foglio di viaggio è una delle prove importanti.

Il foglio di viaggio è obbligatorio?

Dipende dal contesto, ma nella pratica è fortemente raccomandato per qualsiasi impresa che utilizzi veicoli nella propria attività.

Se parliamo di deducibilità fiscale e della dimostrazione dell'utilizzo del veicolo a fini economici, il foglio di viaggio diventa un documento essenziale. Le norme fiscali precisano che, per l'esercizio del diritto alla detrazione, il foglio di viaggio deve contenere almeno la categoria del veicolo, lo scopo e il luogo dello spostamento, i chilometri percorsi e la norma propria di consumo di carburante per chilometro percorso.

Ciò non significa che il foglio di viaggio serva soltanto per l'ANAF (l'amministrazione fiscale romena). È utile anche per le imprese di trasporto, le imprese di distribuzione, le officine, le imprese di costruzioni, i produttori, gli agenti di vendita, i corrieri, le squadre di intervento o qualsiasi attività che abbia in uso automobili, furgoni o camion.

Anche se non pensate ogni giorno alla fiscalità, avete comunque bisogno di sapere dove sono i vostri soldi. E i veicoli consumano denaro costantemente: carburante, tasse, riparazioni, pneumatici, assicurazioni, parcheggi, vignette stradali, stipendi, tempo di lavoro. Senza un registro, non controllate il costo. Lo pagate soltanto.

Chi compila il foglio di viaggio

Di regola, il foglio di viaggio è compilato dal conducente o dalla persona che utilizza il veicolo. Nelle imprese più organizzate il processo è suddiviso in modo semplice: l'ufficio traffico o il responsabile della flotta emette la corsa, il conducente compila i dati reali rilevati sul campo e, alla fine, il documento è verificato dall'amministratore, dalla contabilità, dal responsabile dei trasporti o dalla persona designata internamente.

L'importante è che l'impresa abbia una regola chiara. Non lasciate la compilazione al caso. Il foglio di viaggio deve essere compilato tempestivamente, preferibilmente il giorno della corsa o subito dopo la conclusione del percorso. Se viene compilato dopo due settimane, a memoria, compaiono errori: chilometri approssimativi, orari sbagliati, percorsi incompleti, rifornimenti non correlati con gli scontrini del carburante.

Nel trasporto, l'approssimazione è nemica dei buoni documenti. Un foglio di viaggio corretto deve poter essere verificato in modo logico con altri documenti: scontrini del carburante, fatture, GPS, CMR, bolla di accompagnamento della merce, ordine di trasporto, rapporto del tachigrafo o prenotazione per il carico/scarico.

Che cosa deve contenere un foglio di viaggio

Un buon foglio di viaggio non deve essere complicato, ma deve essere completo. Dal punto di vista fiscale, le informazioni minime richieste sono:

• la categoria del veicolo
• lo scopo e il luogo dello spostamento
• i chilometri percorsi
• la norma propria di consumo.

Per una registrazione completa, è consigliabile includere anche:

• il numero del documento
• La data
• il nome del conducente
• il veicolo utilizzato
• il numero di targa
• il punto di partenza e la destinazione
• il carburante rifornito ed eventualmente il carburante consumato

Nel trasporto di merci è molto utile che compaiano anche informazioni su cliente, ordine, merce, numero CMR, bolla di accompagnamento, fattura, punti di carico, punti di scarico, orari di arrivo, orari di partenza, soste e osservazioni. Non perché suoni bene, ma perché questi dettagli vi semplificano la vita quando dovete verificare una corsa.

Per esempio, se un cliente afferma che la merce è arrivata in ritardo, potete verificare rapidamente l'ora di partenza, il percorso, le soste e l'ora di arrivo. Se emerge una grande differenza di carburante, potete confrontare il foglio di viaggio con i rifornimenti. Se un veicolo ha costi elevati, potete vedere se il problema deriva da percorsi sbagliati, soste, carico non adeguato o stile di guida.

Come si compila correttamente il foglio di viaggio

La compilazione corretta inizia prima che il veicolo parta. Si annotano la data, il conducente, il veicolo, il chilometraggio alla partenza, il luogo di partenza e lo scopo dello spostamento. Lo scopo non deve essere scritto in modo vago. «Spostamento aziendale» non dice molto. È meglio scrivere in modo concreto: «consegna merce al cliente X», «ritiro pallet dal fornitore Y», «intervento tecnico presso il punto Z», «trasporto attrezzature verso il cantiere».

Al termine della corsa si annotano il chilometraggio all'arrivo, il percorso reale, le eventuali soste importanti, i rifornimenti e le osservazioni. Se vi sono stati ritardi dovuti al traffico, ai tempi di attesa alla rampa o ai documenti, è bene che compaiano nelle osservazioni. Queste informazioni possono rivelarsi molto utili in seguito, soprattutto nel trasporto di merci su strada, dove i tempi di carico e scarico incidono direttamente sul costo della corsa.

Per le imprese che effettuano trasporti internazionali, il foglio di viaggio non sostituisce i documenti di trasporto. Per esempio, per il trasporto internazionale di merci su strada, la lettera di vettura CMR è il documento che prova il contratto di trasporto e contiene dati quali il luogo e la data di compilazione, il mittente, il vettore, il destinatario e informazioni sulla merce. La Convenzione CMR si applica ai trasporti internazionali di merci su strada tra paesi firmatari, quando il luogo di presa in carico e il luogo di consegna si trovano in Stati diversi.

Modello pratico di compilazione

Un buon modello di foglio di viaggio deve essere semplice da compilare, ma sufficientemente dettagliato da poter giustificare ogni spostamento. Non avete bisogno di un modulo complicato, ma di campi chiari, che colleghino il veicolo, il conducente, il percorso, lo scopo della corsa, i chilometri e il consumo di carburante.

Nella pratica, un foglio di viaggio completo dovrebbe includere le seguenti informazioni:

Dati sull'impresa: la denominazione della società, il codice fiscale, la sede o l'unità operativa, se rilevante. Questi dati aiutano a identificare il documento e ad archiviarlo correttamente.

Numero e data del foglio di viaggio: ogni documento dovrebbe avere un numero univoco e una data chiara. Ciò agevola la tenuta dei registri, soprattutto quando l'impresa ha più veicoli o corse giornaliere.

Dati sul veicolo: il numero di targa, la marca, il modello, la categoria del veicolo, la massa massima autorizzata, se rilevante, ed eventualmente il tipo di veicolo: autovettura, furgone, camion, trattore stradale, semirimorchio.

Dati sul conducente: il nome e il cognome del conducente, eventualmente il numero della patente o il codice interno del dipendente, se l'impresa utilizza registrazioni di questo tipo.

Scopo dello spostamento: qui vanno evitate le formulazioni generiche del tipo «spostamento di servizio». È meglio indicarlo in modo concreto: «consegna merce al cliente X», «ritiro merce dal fornitore Y», «trasporto pallet verso il magazzino», «intervento tecnico», «visita al cliente», «approvvigionamento dell'unità operativa».

Luogo di partenza e destinazione: si annotano con chiarezza l'indirizzo o la località di partenza e il punto di scarico. Se vi sono più soste, queste devono essere riportate nell'ordine reale del percorso.

Percorso effettuato: è utile che siano menzionate le principali località o l'itinerario utilizzato. Per esempio: Bucarest – Ploiești – Brașov. Per le corse più complesse, si possono annotare tutti i punti importanti di carico, scarico o sosta.

Ora di partenza e ora di arrivo: queste informazioni aiutano a verificare il tempo di lavoro, i tempi di attesa e gli eventuali ritardi al carico o allo scarico.

Chilometraggio alla partenza e chilometraggio all'arrivo: sono campi essenziali. Sulla loro base si calcola il numero reale di chilometri percorsi.

Totale dei chilometri percorsi: la differenza tra il chilometraggio all'arrivo e quello alla partenza. Questo campo aiuta a verificare il consumo e a calcolare il costo della corsa.

Norma di consumo di carburante: il consumo stabilito internamente per il veicolo, per esempio litri/100 km. Questo campo è utile per il confronto tra il consumo stimato e il consumo reale.

Carburante rifornito: la quantità rifornita, la data del rifornimento, la stazione di servizio, l'importo dello scontrino o il numero della fattura. Idealmente, questi dati devono essere correlati con gli scontrini del carburante o con la carta carburante.

Carburante consumato stimato: calcolato in funzione dei chilometri e della norma di consumo. Questo campo aiuta a individuare le grandi differenze tra il consumo normale e quello reale.

Documenti associati alla corsa: numero CMR, bolla di accompagnamento della merce, ordine di trasporto, fattura, distinta di consegna o altri documenti rilevanti. Questo campo è molto utile per le verifiche successive.

Dati sulla merce: il tipo di merce, il numero di pallet, il peso, il volume o altri dettagli importanti. Non è obbligatorio in tutti i casi, ma è raccomandato nel trasporto di merci.

Osservazioni: qui si riportano le situazioni particolari: sosta alla rampa, percorso deviato, traffico bloccato, merce non pronta, ritardo al carico, problema tecnico, reso di merce o qualsiasi altro dettaglio che spieghi le differenze della corsa.

Firma del conducente e firma della persona che verifica: il documento deve essere sottoscritto da chi lo ha compilato e, idealmente, verificato da una persona responsabile dell'impresa: addetto all'ufficio traffico, amministratore, responsabile dei trasporti o responsabile della flotta.

Un modello di foglio di viaggio ben fatto deve rispondere rapidamente ad alcune semplici domande: chi ha utilizzato il veicolo, dove è andato, perché è andato, quanti chilometri ha percorso, quanto carburante ha consumato e quali documenti giustificano lo spostamento. Se queste risposte sono chiare, il foglio di viaggio diventa un documento utile, non soltanto un pezzo di carta compilato per l'archivio.

Scaricate il nostro modello di compilazione del foglio di viaggio

Il foglio di viaggio e la deducibilità delle spese auto

Qui occorre essere chiari. Per i veicoli fino a 3.500 kg e con un massimo di 9 posti che non sono utilizzati esclusivamente ai fini dell'attività economica, il Codice fiscale romeno prevede la limitazione al 50% di determinate spese. Quando il veicolo è utilizzato esclusivamente per l'attività economica, la società deve poterlo dimostrare. Il foglio di viaggio è una delle principali prove utilizzate nella pratica.

Le spese che possono essere esaminate in questo contesto comprendono il carburante, le riparazioni, la manutenzione, le assicurazioni, le tasse e altri costi direttamente connessi all'utilizzo del veicolo. Nel caso dell'ammortamento esistono regole specifiche, e per determinati mezzi di trasporto di persone della categoria M1 il Codice fiscale romeno prevede limitazioni proprie, per esempio il massimale di 1.500 lei/mese in determinate situazioni.

Esistono anche categorie di veicoli o di utilizzi per i quali le spese possono essere integralmente deducibili, come i veicoli utilizzati esclusivamente per servizi di emergenza, vigilanza e protezione, corriere, agenti di vendita e di acquisto, trasporto di persone a pagamento, prestazioni di servizi a pagamento o i veicoli utilizzati come merci a fini commerciali.

Importante: questa guida illustra la prassi generale, ma non sostituisce l'analisi del commercialista. Il regime fiscale dipende dal tipo di veicolo, dalle modalità concrete di utilizzo, dai documenti esistenti, dallo status dell'impresa e dall'inquadramento fiscale.

Il foglio di viaggio e il carburante

Il carburante è una delle spese più delicate del trasporto. Si paga spesso, ha un valore elevato e può nascondere perdite se non è monitorato correttamente. Il foglio di viaggio vi aiuta a vedere se i rifornimenti hanno senso.

La formula di base è semplice: si verificano i chilometri percorsi, la norma di consumo, il carburante rifornito e il consumo reale. Se un furgone ha una norma di 9 litri/100 km e per 400 km risulta un consumo di 70 litri senza spiegazione, qualcosa va verificato. Forse c'è stato traffico intenso. Forse il veicolo è rimasto a lungo con il motore acceso. Forse era caricato oltre la media. Forse ha un problema tecnico. Oppure forse la registrazione non è corretta.

Qui il foglio di viaggio funziona molto bene insieme al GPS e alle carte carburante. Il foglio vi dice che cosa è stato dichiarato. Il GPS vi mostra il percorso reale. La carta carburante vi mostra dove e quando è stato fatto rifornimento. Quando queste tre fonti coincidono, avete un buon controllo. Quando non coincidono, avete un segnale da verificare.

Il foglio di viaggio non è CMR, bolla di accompagnamento o rapporto del tachigrafo

Un errore frequente è confondere tutti i documenti di trasporto. Il foglio di viaggio ha la sua funzione, ma non sostituisce gli altri.

La CMR è il documento utilizzato nel trasporto internazionale di merci su strada e prova gli elementi principali del contratto di trasporto. La bolla di accompagnamento della merce giustifica lo spostamento della merce in determinate situazioni commerciali. La fattura attiene alla transazione economica. Il tachigrafo registra i tempi di guida, le pause, il riposo e altre attività del conducente. Il foglio di viaggio segue l'utilizzo del veicolo e il percorso dal punto di vista dell'impresa.

Per i vettori professionali, il rispetto dei tempi di guida e di riposo è un ambito distinto e importante. Le norme europee prevedono, a grandi linee, un tempo massimo giornaliero di guida di 9 ore, che può essere esteso a 10 ore non più di due volte alla settimana, e dopo 4 ore e mezza di guida è necessaria una pausa di almeno 45 minuti, se il conducente non inizia un periodo di riposo.

Errori frequenti nel foglio di viaggio

L'errore più frequente è la compilazione superficiale. Si scrive soltanto «Bucarest – cliente» o «spostamento di servizio», senza uno scopo chiaro, senza chilometri corretti, senza collegamento con i documenti della corsa. Un foglio di viaggio di questo tipo non aiuta molto se dovete dimostrare l'utilizzo economico del veicolo.

Il secondo errore è la compilazione a posteriori. Quando si redigono i fogli di viaggio a fine mese, sulla base di ricordi e di scontrini mescolati, aumenta il rischio di differenze. Nella pratica, il documento deve essere compilato il più vicino possibile al momento della corsa.

Il terzo errore è la mancanza di correlazione. Se il foglio di viaggio indica 300 km, il GPS mostra 480 km e lo scontrino del carburante proviene da una città che non compare nel percorso, avete un problema di spiegazione. Può esistere una giustificazione reale, ma deve essere annotata.

Il quarto errore è l'uso dello stesso testo per tutti gli spostamenti. Se ogni corsa ha come scopo «attività aziendale», il documento diventa debole. Lo scopo deve essere concreto e verificabile.

Il quinto errore è la mancanza delle firme o della verifica interna. Il foglio di viaggio non deve essere soltanto compilato, ma anche convalidato. Qualcuno nell'impresa deve esaminarlo e confermare che i dati hanno senso.

Foglio di viaggio cartaceo o digitale?

Entrambe le varianti possono funzionare. Il foglio cartaceo è semplice, economico e facile da usare nelle piccole imprese. Il problema sorge quando si hanno molti veicoli, molti conducenti e molte corse. Allora la carta diventa difficile da verificare, difficile da archiviare e facile da smarrire.

La variante digitale è migliore per le imprese che vogliono un controllo reale. Si possono avere la compilazione automatica dei chilometri, l'integrazione con il GPS, i rapporti sui consumi, lo storico per veicolo, l'archiviazione elettronica e l'esportazione per la contabilità. Ciò non significa che la digitalizzazione risolva tutto. I dati vanno comunque verificati. Ma riduce molto il lavoro manuale e il rischio di errore.

Per una piccola impresa, un modello ben fatto in Excel può essere sufficiente. Per un'impresa con una flotta, una distribuzione quotidiana o trasporti internazionali, un'applicazione dedicata può far risparmiare tempo e denaro.

Come il foglio di viaggio vi aiuta a ridurre i costi di trasporto

L'aspetto positivo è che il foglio di viaggio non vi aiuta soltanto a essere in regola. Vi aiuta a guadagnare denaro o, più esattamente, a non perderlo inutilmente.

Dai fogli di viaggio potete ricavare quali percorsi si ripetono, dove compaiono chilometri a vuoto, quali veicoli consumano sopra la media, quali clienti generano lunghi tempi di attesa, dove vi sono corse mal pianificate e quanto costa effettivamente una consegna.

Per esempio, se notate che un giro di distribuzione ha sempre 30–40 km in più rispetto al percorso ottimale, potete ridefinire l'ordine delle consegne. Se vedete che un veicolo consuma il 20% in più rispetto al resto della flotta, lo sottoponete a una verifica tecnica. Se un cliente tiene il camion bloccato quattro ore allo scarico a ogni corsa, potete rinegoziare le condizioni o introdurre costi di sosta.

Sta qui la differenza tra un'impresa che si limita a compilare carte e un'impresa che gestisce la propria logistica sulla base dei dati.

Per quanto tempo vanno conservati i fogli di viaggio

I fogli di viaggio devono essere archiviati insieme ai documenti giustificativi pertinenti: scontrini del carburante, fatture, CMR, bolle di accompagnamento, ordini di trasporto, rapporti GPS o altri documenti associati alla corsa. Il periodo esatto di conservazione deve essere stabilito insieme al commercialista, in funzione del regime dei documenti finanziari e contabili e della situazione dell'impresa.

La raccomandazione pratica è semplice: non conservate il foglio di viaggio separatamente dal resto dei documenti. Se tra un anno vorrete verificare una corsa, dovrete trovare rapidamente l'intero fascicolo: ordine, percorso, carburante, documento di consegna, eventualmente prova GPS.

Come dovrebbe presentarsi una buona procedura interna

Un'impresa che utilizza veicoli in modo costante dovrebbe avere una procedura breve, chiara e applicabile. Non un documento di 30 pagine che nessuno legge. Una buona procedura stabilisce chi emette il foglio di viaggio, chi lo compila, quando si compila, quali campi sono obbligatori, chi lo verifica, dove si archivia e che cosa succede quando emergono differenze.

Idealmente, il conducente sa esattamente che cosa deve fare. L'ufficio traffico sa che cosa deve verificare. La contabilità riceve documenti completi. Il responsabile vede rapporti utili. Questo significa controllo.

Il foglio di viaggio per i clienti del trasporto

Se siete clienti e lavorate con un'impresa di trasporto, non dovete necessariamente gestire il foglio di viaggio del vettore. Ma dovete comprenderne la funzione. Un'impresa di trasporto ben organizzata tiene sotto controllo le proprie corse, i consumi, i tempi e i documenti. Ciò si riflette nella qualità del servizio.

Quando il vettore tiene buone registrazioni, ricevete informazioni più chiare sullo stato della merce, orari di carico e scarico più realistici, percorsi meglio pianificati e meno spiegazioni vaghe. Per il cliente, ciò significa prevedibilità.

Nel trasporto non vince soltanto chi ha un camion disponibile. Vince chi controlla bene l'informazione.

Il foglio di viaggio non è burocrazia, è controllo

Il foglio di viaggio è uno di quei documenti che sembrano semplici, ma che possono fare la differenza tra una flotta sotto controllo e una gestita «a occhio». Vi aiuta sul piano fiscale, vi aiuta sul piano contabile, vi aiuta sul piano logistico e vi aiuta a vedere dove perdete denaro.

Compilato correttamente, vi mostra chi ha utilizzato il veicolo, dove è andato, perché è andato, quanti chilometri ha fatto e quanto carburante ha consumato. Compilato male, diventa soltanto un pezzo di carta senza valore.

La regola semplice è questa: ogni corsa deve poter essere spiegata con chiarezza. Se il percorso, lo scopo, i chilometri, i rifornimenti e i documenti sono coerenti tra loro, avete una buona registrazione. Se non lo sono, avete un rischio.

Per le imprese che vogliono un trasporto efficiente, il foglio di viaggio non deve essere trattato come un obbligo noioso. Deve essere trattato come uno strumento di lavoro. E quando è utilizzato correttamente, aiuta esattamente là dove conta: costi più chiari, corse meglio organizzate e maggiore controllo sull'attività.

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Domande frequenti sul foglio di viaggio

Che cos'è il foglio di viaggio?

Il foglio di viaggio è il documento che registra l'utilizzo di un veicolo: conducente, percorso, scopo dello spostamento, chilometri percorsi, consumo, rifornimenti e altri dettagli rilevanti sulla corsa.

Che cosa deve contenere obbligatoriamente?

Dal punto di vista fiscale, le informazioni minime indicate nella pratica sono la categoria del veicolo, lo scopo e il luogo dello spostamento, i chilometri percorsi e la norma propria di consumo di carburante per chilometro percorso. Nella pratica è bene aggiungere anche il conducente, il numero di targa, gli orari, i rifornimenti, i documenti della corsa e le osservazioni.

Chi compila il foglio di viaggio?

Di regola, il conducente o la persona che utilizza il veicolo. L'impresa deve stabilire internamente chi verifica e archivia il documento.

Il foglio di viaggio sostituisce la CMR?

No. Il foglio di viaggio segue l'utilizzo del veicolo. La CMR è il documento specifico del trasporto internazionale di merci su strada e prova gli elementi principali del contratto di trasporto.

È sufficiente il GPS al posto del foglio di viaggio?

Il GPS aiuta molto, ma non copre sempre tutte le informazioni necessarie: lo scopo dello spostamento, i documenti associati, la giustificazione economica, le osservazioni sulla corsa. La soluzione migliore è che il GPS e il foglio di viaggio si sostengano a vicenda.

Occorre consultare il commercialista?

Sì. Per la deducibilità, l'IVA, l'ammortamento e il trattamento fiscale delle spese auto, il commercialista o il consulente fiscale deve confermare l'inquadramento esatto per la vostra impresa. Le regole possono dipendere dal veicolo, dall'utilizzo, dai documenti e dal regime fiscale applicabile.

Il foglio di viaggio è obbligatorio per le PFA?

Non in tutti i casi, ma è raccomandato se la PFA (persona fisica autorizzata) utilizza l'automobile nella propria attività e vuole giustificare spese auto quali carburante, riparazioni o manutenzione.

Si può tenere il foglio di viaggio in Excel?

Sì. Excel è sufficiente se i dati sono chiari e completi: veicolo, conducente, data, percorso, scopo dello spostamento, chilometri, consumo e documenti associati.

Per quanto tempo si conserva il foglio di viaggio?

Si conserva insieme ai documenti giustificativi della corsa: scontrini, fatture, bolle di accompagnamento, CMR o ordini di trasporto. Il periodo esatto deve essere confermato con il commercialista.

Che cosa succede se non si ha il foglio di viaggio?

Può essere più difficile giustificare l'utilizzo dell'automobile a fini economici e le spese auto. Inoltre, si perde il controllo sui percorsi, sui chilometri e sui consumi.